Article 1 - Constitution
Article 2 - Objets
Cette association a pour objets :
- d’aider à la promotion et à la publication d’œuvres littéraires de fiction, pouvant être inspirées d’œuvres existantes, sur Internet ou tout autre support dans le respect des droits d’auteurs ;
- d’assurer la gestion des sites Internet marchands et non-marchands et partageant ces mêmes objectifs qui lui ont été confiés par leur propriétaire dans le respect du contrat établi à cet effet ;
- de collecter des fonds pour aider au financement desdits sites ainsi que de ceux dont elle assure la gestion en direct ou en partenariat, en respectant leur propriété originale et avec l’objectif de préserver ces sites Internet dans l’esprit de leurs lignes éditoriales d’origine ;
- de renforcer les liens entre les membres de la communauté HPF, définie comme étant les utilisateur(ice)s de nos sites et notre forum, ainsi que les auteur(ice)s et lecteur(ice)s des Editions HPF, en organisant des activités, rencontres et concours, en ligne ou en personne.
Article 3 - Siège social
Le siège social est fixé au :
5 Rue du 11 Novembre (Bâtiment B, Appartement 13)
14000 Caen
France
Il pourra être transféré par simple décision du Conseil d’Administration.
Article 4 - Ressources
Les ressources de l’association comprennent :
- le montant des cotisations ;
- le prix des biens vendus par l’association ou des prestations de services rendus ;
- les dons manuels ;
- les subventions de l’État et des collectivités ;
- le mécénat ;
- toutes ressources autorisées par la loi.
Article 5 - Composition
5.1 Admission
Pour faire partie de l’association, la demande doit être agréée par un(e) membre du Bureau.
5.2 Les Membres
L’association se compose de :
- Membres d’honneur ;
- Membres distingué(e)s ;
- Membres adhérent(e)s.
Sont membres d’honneur, les membres qui ont rendu des services à l’association ; ils ou elles sont nommé(e)s par le Conseil d’Administration et sont dispensé(e)s de cotisation.
Sont membres distingué(e)s, les membres qui adhèrent à l’association depuis au moins deux années consécutives.
Sont membres adhérent(e)s, les membres qui ont pris l’engagement de verser une cotisation pour une année au moins fixée par l’Assemblée Générale et renseignée dans le Règlement Intérieur.
5.3 La liste des membres adhérents à l'association
La liste des membres adhérents à l’association n’est accessible qu’aux membres du Conseil d’Administration.
5.4 Radiation
La qualité de membre se perd par :
- la démission adressée par écrit à un(e) membre du Bureau ;
- le décès ;
- le non-paiement de la cotisation après mise en demeure restée infructueuse ;
- la radiation par le Conseil d’Administration pour motif grave, l’intéressé(e) ayant été invité(e) à se présenter devant le Bureau, par téléphone ou téléconférence, pour fournir des explications.
Article 6 - Gestion de l'association
6.1 Conseil d'Administration
6.1.1
Composition du Conseil d'Administration
L’association est administrée par un Conseil d’Administration.
Le Conseil d’Administration est composé de membres adhérant à l’association depuis au moins un an à la date du début de leur mandat. Ils ou elles sont élu(e)s au scrutin secret pour trois années, par l’Assemblée Générale.
Le Conseil d’Administration ne peut excéder 12 membres et ne devra pas être composé de moins de 6 membres, en dehors d’une situation exceptionnelle qui devra prendre fin à l’Assemblée Générale suivante. Les mandats des membres du Conseil d’Administration débutent au 1er septembre suivant l’Assemblée Générale Ordinaire de leur élection ou au premier jour du mois suivant l’Assemblée Générale Extraordinaire, et se terminent au 1er septembre au maximum trois ans plus tard. Cependant, l’intégration des membres élu(e)s au Conseil d’Administration aux discussions se fait dès la fin de l’Assemblée Générale de leur élection.
Le nombre de places ouvertes au cours de l’Assemblée Générale est laissé à la libre appréciation du Conseil d’Administration, dans la limite des nombres minimal et maximal de membres fixée par les présents Statuts. Dans le cas où, au terme de l’Assemblée Générale, le nombre ou l’absence d’élections au Conseil d’Administration implique de passer sous le nombre minimal de membres requis au Conseil d’Administration, une Assemblée Générale Extraordinaire est organisée afin d’atteindre ce nombre minimal.
Les membres qui souhaitent se présenter au Conseil d’Administration doivent être disponibles au cours de l’Assemblée Générale qui statuera sur leur candidature, afin de répondre directement aux questions des membres qui le souhaitent. En cas d’absence impondérable, ils ou elles doivent s’assurer de faire une présentation suffisamment complète pour exprimer l’engagement qu’ils comptent apporter.
Le Conseil d’Administration choisit parmi ses membres distingué(e)s, au scrutin secret, un Bureau élu pour deux années, composé de :
- un ou un(e) Président(e) et, s’il y a lieu, un(e) ou plusieurs Président(e)s adjoint(e)s, à sa demande ou celle du Conseil d’Administration à la majorité des voix ;
- un ou une Secrétaire et, s’il y a lieu, un(e) Secrétaire adjoint(e), à sa demande, celle du ou de la Président(e) ou celle du Conseil d’Administration à la majorité des voix ;
- un ou une Trésorier(e) et, s’il y a lieu, un(e) Trésorier(e) adjoint(e), à sa demande, celle du ou de la Président(e) ou celle du Conseil d’Administration à la majorité des voix.
Ces mandats sont renouvelables et sans limite de renouvellement. Un(e) membre du Bureau peut éventuellement cumuler plusieurs postes, à l’exception de celui de Trésorier(e) combiné à celui de Président(e). Cette situation exceptionnelle devra prendre fin lors du prochain renouvellement du Bureau.
En cas d’absence prolongée de la part d’un(e) membre du Bureau, un(e) membre du Conseil d’Administration peut, à la demande du ou de la Secrétaire, du ou de la Président(e) ou du Conseil d’Administration à la majorité des voix, remplacer cette personne à son ou ses postes par scrutin secret. Ce remplacement se termine à la fin du mandat de la personne absente ou à son retour.
En cas de non réélection d’un(e) membre du Bureau au Conseil d’Administration par l’Assemblée Générale ou de sa démission, il est procédé à un renouvellement du Bureau après la fin de son mandat au Conseil d’Administration.
En cas de vacance, le Conseil d’Administration peut pourvoir provisoirement au remplacement du ou des postes. Ce remplacement doit prendre fin lors de la plus prochaine Assemblée Générale par le recrutement de nouveau(x) membre(s) au Conseil d’Administration.
Tout(e) membre du Conseil d’Administration peut demander sa démission à tout moment au cours de son mandat. Sa démission est effective 15 jours après réception par le Bureau d’un courrier daté et signé stipulant expressément la volonté du membre de démissionner, ou à la date de départ indiquée dans ce même courrier qui devra être réceptionné au minimum 15 jours auparavant. Le ou la membre démissionnaire se doit de transmettre toutes les informations concernant l’association dont il ou elle aurait connaissance et qui ne seraient pas encore partagées avec le Conseil d’Administration au jour de l’envoi de sa lettre. Le ou la membre démissionnaire se doit également de transmettre la propriété de tous les documents lui appartenant et étant au bénéfice de l’association.
6.1.2
Réunions du Conseil d'Administration
Le Conseil d’Administration se réunit au minimum deux fois par an, si possible trimestriellement, sur convocation du ou de la Président(e), du ou de la Secrétaire, ou sur la demande du quart de ses membres. La réunion peut se faire par téléconférence et les membres absent(e)s peuvent se faire représenter par un autre membre du Conseil d’Administration.
Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas de partage, la voix du ou de la Président(e) vaut double. En cas d’absence de sa part, il ou elle peut désigner un(e) membre du Conseil d’Administration pour le ou la représenter, voter en son nom et faire valoir sa double voix en cas de partage des voix du Conseil d’Administration.
Tout(e) membre du Conseil d’Administration qui, sans excuse, n’aura pas assisté à deux réunions consécutives sera considéré(e) comme démissionnaire.
6.1.3
Pouvoirs du Conseil d'Administration
Le Conseil d’Administration dispose de tous les pouvoirs pour gérer, diriger et administrer l’association. Il peut aussi créer, modifier, transférer et supprimer les établissements principaux et secondaires de l’association en toutes circonstances, sous réserve des pouvoirs expressément et statutairement réservés à l’Assemblée Générale. Ces établissements sont dépendants juridiquement de l’association et sont soumis à ses Statuts et Règlement Intérieur.
6.2 Les Assemblées Générales
6.2.1
Assemblée Générale Ordinaire
L’Assemblée Générale Ordinaire réunit tous les membres de l’association à quelque titre qu’ils y soient affiliés, chaque année. Le quorum (membre présent(e)s ou représenté(e)s) est fixé à 20% des membres de l’association.
Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqué(e)s par le ou la Président(e) ou le ou la Secrétaire via le dernier mail renseigné. L’ordre du jour est indiqué sur les convocations. Le Conseil d’Administration veillera à consulter les membres préalablement à l’établissement de l’ordre du jour.
Le ou la Président(e), assisté(e) des membres du Bureau et du Conseil d’Administration, préside l’Assemblée et expose la situation morale de l’association.
Le ou la Trésorier(e) rend compte de sa gestion à l’Assemblée.
Un vote d’approbation est organisé pour chaque compte rendu.
Il est procédé, après épuisement de l’ordre du jour, au remplacement au scrutin secret, des membres du Conseil sortant(e)s.
Pour le remplacement des membres du Conseil sortant(e)s et les délibérations liées à l’ordre du jour, les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas de partage, la voix du ou de la Président(e) vaut double. En cas d’absence de sa part, il ou elle peut désigner un(e) membre du Conseil d’Administration pour le ou la représenter, voter en son nom et faire valoir sa double voix en cas de partage des voix des membres adhérent(e)s.
Ne devront être traitées, lors de l’Assemblée Générale, que les questions soumises à l’ordre du jour.
6.2.2
Assemblée Générale Extraordinaire
Si besoin est ou sur la demande de la moitié plus un des adhérent(e)s, le ou la Président(e) ou un(e) membre du Bureau, peut convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire, suivant les formalités prévues par l’article 6.2.1.
Article 7 - Règlement Intérieur
Un Règlement Intérieur est établi par le Conseil d’Administration qui le présente à la première Assemblée Générale Ordinaire suivant l’Assemblée Générale Extraordinaire Constitutive. Chaque modification du Règlement Intérieur sera présentée à l’Assemblée Générale avant sa mise en application.
Ce règlement est destiné à fixer les divers points non prévus par les Statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.
Article 8 - Modification des statuts
Le Conseil d’Administration peut proposer une modification des Statuts lors d’une Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire, sous réserve d’acceptation des nouveaux Statuts par la majorité des voix des membres présent(e)s et représenté(e)s lors de l’Assemblée Générale. En cas de non atteinte de la majorité requise, de nouveaux Statuts seront proposés lors d’une nouvelle Assemblée Générale.
La nouvelle version des Statuts est envoyée préalablement à l’ensemble des adhérent(e)s avec la convocation à l’Assemblée Générale afin qu’ils et elles puissent émettre leur avis. La version des Statuts proposée lors de l’Assemblée Générale est définitive.
Article 9 - Formalités pour déclaration de modifications
Le ou la Président(e) ou son adjoint(e), assisté(e) du ou de la Secrétaire (adjoint(e)), doit effectuer à la Préfecture les déclarations prévues à l’article 3 du décret du 16 août 1901, portant règlement d’administration publique pour l’application de la loi du 1er juillet 1901, notamment sur :
- les modifications apportées aux statuts ;
- le changement de titre de l’association ;
- le transfert du siège social ;
- les changements de membres du Conseil d’Administration ;
- le changement d’objet ;
- la fusion d’associations ;
- la dissolution.
Article 10 - Dissolution
En cas de dissolution prononcée par les deux tiers au moins des membres présent(e)s ou représenté(e)s à l’Assemblée Générale Extraordinaire convoquée à cet effet, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci pour accomplir les formalités administratives, et l’actif, s’il y a lieu, est dévolu conformément à l’article 9 de la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901.
Article 11 - Formalités Constitutives
Tous pouvoirs sont donnés par l’Assemblée Générale Constitutive au ou à la Président(e) ou Président(e) adjoint(e), assisté(e) du ou de la Secrétaire, aux fins de remplir les formalités de déclarations et de publicités requises par la législation en vigueur.