4. Engagement des bénévoles

[Crystallina]

Depuis la création de l'association - et même avant ! - les bénévoles de HPF consacrent du temps et de l'énergie pour faire vivre les sites, les éditions et le forum et nous tenions sincèrement à les remercier !

Cependant, nous avons remarqué que la vie IRL - et puis le reste - empêche parfois certain-e-s d'aider autant qu'ils avaient prévu. Cela est tout à fait normal, et loin de nous l'idée de blâmer ceux qui ont une vie sociale ( ). Malgré tout, ce phénomène laisse régulièrement les équipes démunies face à une absence ponctuelle ou complète d'un membre, d'autant plus si celle-ci n'a pas été prévue ou anticipée.

Mais pour éviter un effet démotivant engendré par ces absences, le CA se questionne sur les solutions possibles et nous aimerions en discuter avec vous.

Nous pensions, comme déjà proposé par certain-e-s à différents moments, et comme cela a pu se faire déjà chez les Nuits ou encore à la modération de HPFanfiction, proposer un engagement sur une période déterminée. Parmi les suggestions relevées, il dénotait en effet l'envie d'aider mais sur une durée/période précise, ce qui évitait la peur de se retrouver engagé dans quelque chose qu'on ne tiendrait pas.

L'idée serait d'appliquer cette période déterminée à l'ensemble des bénévoles. Par exemple, un membre serait nommé à son poste pour une durée définie d'un an maximum. Au bout de cette période, le membre bénévole serait invité à tirer un petit bilan de sa période d'engagement et à renouveler son engagement s'il le souhaite, en accord avec son équipe. Sinon, un recrutement serait automatiquement ouvert.

Parallèlement, nous pensions aussi encourager les chef-fe-s d'équipe à redynamiser plus rapidement l'équipe. Il est dur de prendre la décision d'enlever les accès à quelqu'un qui n'est plus là, qui ne répond plus vraiment. Si l'échange est toujours privilégié, on sait qu'il est difficile de dire stop et de partir d'une équipe Mais venir à reculons, jusqu'à parfois se décourager de participer sur le reste du forum, ou s'engager sur des points qui finalement n'avanceront pas, ne sont pas des solutions qui nous paraissent saines. Cela n'empêcherait absolument pas que la personne puisse aider à nouveau cette équipe une fois l'envie ou le temps revenus

Nous sommes impatientes de pouvoir prendre connaissance de vos retours sur ces propositions et de lire les autres solutions qui pourraient être adoptées.

[Dedellia]

J'aime beaucoup cette idée d'engagement d'un an, voir moins, au besoin. Je préférerais que ce soit une longueur variable, car ça pourrait devenir demandant si on ne fait que des engagements de seulement quelques mois au sein d'une équipe. Par contre, si ce sont uniquement des engagements d'un an, ça peut empêcher de bonnes candidatures. Comme celle De LilT durant les nuits cette année. Puis comme les recrutements ne se font pas à date fixe, ça n'amène pas vraiment de changement au niveau des moments "d'échéance" des engagements comparativement à tout le monde possédant la même date de fin.

Je crois qu'à chaque recrutement il pourrait être facile pour les équipes de dire les longueurs d'engagement qu'elles sont prêtes à accepter. Par exemple, une équipe pourrait dire qu'elle accepte les candidatures des gens qui sont disponibles pour au moins 6 mois, mais pas pour 3 mois. Puis, la personne intégrée à l'équipe déterminerait avec les autres la date de fin/reconsidération.

Je me demandais toutefois comment est-ce que les renouvellement d'engagement ou l'arrêt de l'engagement serait géré tout ça au sein des équipes. Est-ce qu'on créerait un topic récapitulatif des dates de fin des membres de l'équipe où on pourrait y discuter? Au sein du salon de thé? Aviez-vous réfléchi à quelque chose de précis?

Puis, pour les chefs d'équipe, c'est difficile de se prononcer. Ce n'est pas une mauvaise idée, mais j'arrive mal à voir où cela s'applique concrètement.

Voilà, j'ai l'impression de n'avoir rien dit de réellement concret au final. Mais j'aurai au moins fait part de mon opinion.

[Norya]

Je n'avais jamais pensé à ça. C'est plutôt une bonne idée !
En tant qu'engagée dans une équipe depuis des temps immémoriaux, je sais pour l'avoir vécu et pour l'avoir vu dans l'équipe (quelle qu'elle soit), que la motivation peut fluctuer voir carrément disparaître. Et oui tu le soulignes bien, en tant que chef, quand on doit demander à quelqu'un où il/elle en est de sa motivation, dire plus ou moins sous-entendu qu'on a besoin de quelqu'un de présent pour avancer, c'est super dur.
Après, jusque là, je crois que personne ne s'est jamais senti lié par le sang à une équipe donc chacun-e sait que c'est possible de partir. Pour autant, là aussi s'avouer à soi-même que la motivation, c'est plus trop ça, c'est pas non plus facile. Alors je me dis qu'effectivement, savoir qu'on a des "CDD", ça peut être bien.
Je pense toutefois qu'il ne faudrait pas que les membres des équipes se sentent comme un salarié, vers la fin du CDD, où il a le stress qui monte "est-ce que je vais être prolongé". Est-ce qu'il y a ce risque-là en fait ? Je ne sais pas trop, j'avoue je lance un peu cette question en l'air. Disons qu'il ne faudrait pas que ce stress potentiel tracasse trop le bénévole pour qu'il soit bien.

Puisque vous dites que vous voulez l'étendre à tous les bénévoles, je suppose que ça veut dire à ceux déjà en place. A titre personnel, en tant que membre d'équipe, je suis tout à fait pour. Peut-être que des gens dans des équipes se posent des questions ou n'ont pas encore osé se la poser. Ca peut peut-être les aider à mettre de l'ordre dans les idées. Et que mes collègues bénévoles se rassurent, c'est pas à eux que je pense en disant cela, mais bien à moi.

Je ne suis pas certaine que chaque futur-e recruté-e va choisir de rester qu'une année, je pense même fermement que non, mais en ce cas, je pense qu'il faudrait que chaque équipe garde précieusement toute discussions sur les projets en cours/idées/envies afin que subsiste une certaine pérénité. Mais a priori, je pense que c'est déjà le cas pour ce que j'en sais.

Je me demandais toutefois comment est-ce que les renouvellement d'engagement ou l'arrêt de l'engagement serait géré tout ça au sein des équipes. Est-ce qu'on créerait un topic récapitulatif des dates de fin des membres de l'équipe où on pourrait y discuter? Au sein du salon de thé? Aviez-vous réfléchi à quelque chose de précis?

Il me semble idéal qu'un topic sur les dates d'engagement soit présent dans chaque antre d'équipe. Je ne suis pas certaine que ça soit pertinent dans le topic général des équipes vu que chaque recrutement/renouvellement est géré seulement dans l'équipe elle-même. Mais un topic récap dans le topic général des équipes, je le vois bien^^

Concernant la question des chefs d'équipes, franchement, c'est la partie la plus difficile du job ! C'est nécessaire, mais c'est la partie la plus dure^^

[LaLouisaBlack]

Je suis vraiment ravie que le sujet soit évoqué, c'est vraiment quelque chose d'important à mon avis.

En tant que bénévole, c'est normal d'avoir des périodes de creux, plus ou moins longues, qui ne veulent pas forcément dire que la motivation ne reviendra pas deux mois après avec quelques semaines hyper actives ou plein de choses avancent. Enfin, personnellement c'est comme ça que je fonctionne, et j'ai repéré au fil des années d'autres comportements similaires x) Le problème, c'est quand au sein d'une équipe on est pas en phase, parce que certains sont dans leurs périodes creuses, d'autres dans leurs périodes intenses, et l'un peut être démotivé par l'absence de l'autre alors que la situation avait été inversée quelques semaines plus tôt. Malheureusement je pense que ça se produira tout le temps, d'autant plus dans un système bénévole et en ligne comme celui-ci, et c'est normal après tout, on a tous une vie à côté avec des périodes plus ou moins compliquées/occupées.

Ces choses étant dites, je suis parfaitement d'accord avec le fait qu'on peut trouver des moyens de rebooster les motivations de chacun et de créer un "moment ou espace" de dialogue plus ouvert au sein des équipes sur ces questions de motivation. L'idée des CDD est bonne, mais je suis contre la généralisation, déjà pour le point évoqué par Norya :

Je pense toutefois qu'il ne faudrait pas que les membres des équipes se sentent comme un salarié, vers la fin du CDD, où il a le stress qui monte "est-ce que je vais être prolongé".

Et puis aussi parce que dans ce cas, quelle durée ? La même pour toutes ? Les équipes ont des charges très différentes, et je crois que ce qui peut s'appliquer chez l'un ne fonctionnerait pas chez l'autre.

Par contre, je suis vraiment pour le cas par cas lors du recrutement. Qu'il y ait la mention "CDD possible - durée flexible" dans les recrutements appropriés. Que certaines choses fonctionnent en mode projet, typiquement ce qui est en train de se faire sur la refonte et cette histoire d'aider sur trois jours, et bien on peut envisager que pour certains projets (un gros concours, une IRL, un aspect précis de la refonte du site, une demande de services presses, une opération de com' particulière, un projet pour le blog), il y ait un recrutement au sein d'une équipe dédiée à ce projet, pour une durée de trois mois, ou moins. Plus ça devient moins envisageable pour un projet ponctuel, la charge est plus lourde. L'avantage c'est que les missions étant clairement définies et préparées en avance dans l'équipe, et bien l'intégration est plus rapide pour le bénévole, et la motivation n'a pas le temps de retomber avant l'aboutissement du projet. Et ça limite aussi la charge pour les bénévoles de plus long terme qui doivent gérer le continu (la validation par exemple) en plus du ponctuel.
On avait pas fait de recrutement spécifique, mais c'est de cette façon qu'on avait travaillé sur le site des éditions, par exemple, avec un discord de départ (bon, après quelques préparatifs dans les semaines précédentes) mi-octobre avec un objectif de lancement fin novembre/début décembre, délais presque atteints puisque le site a été lancé le 15/12. Après, je vais pas vous mentir, ça demande d'avoir un ou deux porteurs de projet investis qui vont leader l'ensemble du groupe et qui auront besoin d'épaules solides (et de vacances après).

Bref. Après ça dépend des besoins des équipes, pour certaines une durée trop courte n'est pas intéressante à cause du temps de formation, pour d'autres ça ne pose aucun problème (par exemple je pense sincèrement qu'au comité de lecture on pourrait accueillir des personnes pour des périodes aussi courtes qu'un mois, renouvelables si voulu, les recrutements ont toujours un effet de boost sur la baisse de la pile à lire).


Pour revenir sur cette idée de "moment" de dialogue, je me disais qu'on pourrait instaurer également un rendez-vous annuel, à l'image des entretiens annuels qu'on peut avoir en entreprise, mais dans une optique vraiment relaxe où chacun fait le point avec son chef d'équipe, puis les chefs d'équipe font un point avec un membre du CA (parce qu'il faut aussi chouchouter nos cheffes). L'idée serait que chacun réponde aux questions :
- Est-ce que tu te sens bien dans l'équipe ?
- Est-ce que tu souhaites toujours faire partie de l'aventure ?
- Quelle est la chose que tu pourrais faire dans l'équipe et qui te ferait vraiment kiffer ?
- Des frustrations ?
(J'ai plus de cerveau ce soir donc les questions sont pas au top mais vous voyez l'idée ).

Une autre idée, ce serait d'automatiser les réunions discord/skype, en fonction des équipes toujours, mais une fois par an ça semble un minimum. C'est pas évident à organiser, pour réunir tout le monde, mais je m'aperçois qu'avec un ordre du jour défini on fait toujours bien avancer les projets et ça donne moins la sensation de patauger dans la semoule.

Sinon, on a testé le bullet topic avec les éditions, ça marche pas trop mal je pense dans les périodes hautes pour guider les gens, mais dès que les chefs a moins de temps ça tombe un peu dans l'oubli (enfin, détrompez moi l'équipe des éditions si vous êtes pas d'accord ou si ça ne vous a pas du tout servi quand on le tenait à jour )


Voilà déjà quelques idées ^^ Je rejoins Norya pour dire que c'est franchement pas la partie la plus simple du boulot de chef d'équipe, même si c'est à mon avis l'une des plus importantes

[Bloo]

Alors, que ce soit @Caroliloonette chez les Bleues ou @sakura284 chez les Violettes, j'ai déjà reçu des MP pour faire un petit point/bilan de mes activités bénévoles, savoir si ça allait et tout, et c'est quelque chose que j'apprécie beaucoup .

Je suis aussi contre la généralisation du CDD, pour les raisons déjà évoquées par Norya. C'est peut-être bête mais si chaque année je reçois un "Tu restes ou tu pars ?" je pense que je le ressentirais comme s'il était temps que je parte . En plus il y a des équipes qui demandent plus de temps que d'autres pour se mettre à bien faire le travail, déjà entre la modération et la communication le temps de formation n'était pas le même. Donc ce serait difficile de trouver la durée qui conviendrait à chaque bénévole.

Par contre, ce qui serait chouette, ce serait de généraliser ce petit bilan, dans lequel il ne serait pas forcément juste question de je pars ou je reste mais ça peut aussi être l'occasion d'évoquer des difficultés que tu rencontres dans l'équipe/tes missions, de dire que tu as eu un changement d'emploi du temps et que tu préfèrerais maintenant faire X tâche le jour Y, etc. Et ça, pour le coup, on peut facilement le faire une fois par an, en Janvier par exemple comme c'est le mois des bonnes résolutions et tout, et ça donne pas non plus l'impression de pousser vers la sortie ou être "l'entretien annuel" du bénévole. Je comprends qu'il faille s'assurer de la motivation de son équipe et tout et tout hein mais à un moment on est aussi bénévoles, pas des salarié-e-s, et je pense pas que ça vaille le coup de générer trop de stress.

Aussi, je suis d'accord qu'au niveau des recrutements, on pourrait souligner que le CDD est possible. Ou ça peut même être aux équipes de recruter ponctuellement en CDD ! Je prends l'exemple de la modération, on a eu @Omicronn déjà qui a fait un super travail pendant sept mois , si on sait qu'à certaines périodes on est particulièrement chargées on peut très bien envisager un recrutement temporaire. Ou parfois même l'été si toute l'équipe part en vacances en même temps c'est galère, alors on pourrait très bien prendre des CDD à ce moment ! J'ai l'impression qu'on s'interdit parfois de demander de l'aide quand on en aurait besoin parce qu'on a cette idée que si on recrute quelqu'un c'est forcément à long terme mais je sais qu'à la modération ça s'est déjà fait d'embaucher des modératrices pour quelques temps dans le cadre du Grand Ménage, et on pourrait très bien l'imaginer à certaines périodes pour d'autres équipes selon les besoins/projets/disponibilités (vacances).

[Bibi2]

Les CDD peuvent aussi permettre à des personnes qui hésitent à se lancer dans le bénévolat de tester. Par exemple, j'ai fait deux mois dans le comité de lecture des Editions et je me suis rendue compte que je n'avais pas assez de temps à accorder à une deuxième équipe en plus de la Beigie. Mais j'ai pu voir comment fonctionnait l'équipe et ça m'a bien plu. D'ailleurs plusieurs CDDistes se sont engagés par la suite sur du bénévolat au long terme. Et pour ceux qui se rendent compte comme moi qu'ils ne peuvent pas aider, ils culpabilisent un peu moins sachant que le temps court était prévu dès le départ.

Pour ce qui est du questionnaire "annuel", c'est une bonne idée. En Beigie, on fonctionnait par conversation Messenger donc quand on ne voit pas un membre, on sait qu'il est sous l'eau. Quand on ne le voit pas depuis un moment on lance un avis de recherche . Je plaisante mais c'est vrai que c'est souvent difficile de quitter une équipe, j'ai mis quatre mois à me décider à quitter la mode parce que je me rendais bien compte que je ne les aidais plus vraiment à cause de mon emploi du temps mais comme je les aime bien c'est plus compliqué de partir. J'avais parlé de mes doutes avec mes petits beiges au détour d'un message sur la conversation, ça rendait les choses moins formel mais ça m'a permis de cheminer jusqu'à ma vraie démission parce que je savais que le terrain était prêt pour mon départ.

On a eu recours plusieurs fois à des coups de main ponctuels pour les périodes de rush mais ça demande un peu de rodage dans l'équipe parce qu'il faut connaître les périodes d'affluence et les anticiper (le calendrier par exemple).

[LaLouisaBlack]

Et ça, pour le coup, on peut facilement le faire une fois par an, en Janvier par exemple comme c'est le mois des bonnes résolutions et tout, et ça donne pas non plus l'impression de pousser vers la sortie ou être "l'entretien annuel" du bénévole. Je comprends qu'il faille s'assurer de la motivation de son équipe et tout et tout hein mais à un moment on est aussi bénévoles, pas des salarié-e-s, et je pense pas que ça vaille le coup de générer trop de stress.

Oui parfaitement d'accord, il faut trouver un équilibre pour que ce soit un moment de dialogue, pour "faire le point" chacun de son côté, mais pas que ça génère du stress ou un sentiment d'obligation ou de comptes à rendre, on fait quand même ça pour le plaisir d'aider l'asso faut pas l'oublier

[Eurydice]

Pour le coup, quand je suis entrée aux Podiums, j'ai commencé par un CDD de trois mois qui s'est finalement prolongé en CDI comme on me l'avait proposé dès le début. Je trouve que c'est une bonne formule, ça m'a permis de découvrir l'équipe et l'investissement sans prendre au final un risque trop important tout en me laissant la possibilité de vraiment m'investir et me former

[Violety]

C'est super d'avoir ouvert la discussion sur ce sujet, merci le CA J'ai lu attentivement ce que vous dites, je suis plutôt d'accord avec Norya, Louisa, Bloo etc... Le CDD c'est bien mais je ne pense pas que ça doive être généralisé pour toutes les raisons évoquées... Par contre faire des points, voir si on veut toujours être dans l'équipe, ce sur quoi on a envie de travailler, etc, c'est bien ! On le fait depuis quelques années chez les Bleues et ça marche plutôt bien je crois

Sinon, on a testé le bullet topic avec les éditions, ça marche pas trop mal je pense dans les périodes hautes pour guider les gens, mais dès que les chefs a moins de temps ça tombe un peu dans l'oubli (enfin, détrompez moi l'équipe des éditions si vous êtes pas d'accord ou si ça ne vous a pas du tout servi quand on le tenait à jour )

Le bullet topic tu veux dire un topic avec une liste des choses à faire, des chantiers à lancer ? On a ça aussi en Modé HPF et comme tu dis, ça retombe parfois mais ça aide bien aussi ! Et lié à ça on a aussi opéré un ménage de notre sous-forum l'an dernier, pour que les topics aient plus de sens, que les ressources soient plus accessibles aux nouvelles, et ça aide pas mal à ce que l'équipe soit plus efficace et donc les bénévoles plus heureuses je pense Enfin mes coéquipières pourront confirmer ou contredire

[LaLouisaBlack]

C'est comme un bullet journal, sauf que c'est un topic on a (normalement) un topic par mois avec les tâches à avancer, parfois affectées à la personne concernée, les choses en cours... Mais bon le soucis c'est que ça prend du temps à updater et parfois on préfère utiliser le temps qu'on a pour faire des choses plutôt que pour dire les choses qu'on a à faire ^^

[R_Even]

D'abords, merci à tous les bénévoles . Sans vous, ce site n'existerais pas et je crois que ce serais vraiment dommage pour tous le monde. HPF est un endroit vraiment sympa et, outre les lectures intéressantes, on peut y débattre, s'y faire des amis et... c'est vraiment quelque chose de top.

Ensuite, je suis d'accord que c'est dur de faire vivre le site avec tous ce qui peut arriver IRL. Quand je me suis proposée pour aider à la refonte, il y a quelques années, j'avais tous le temps devant moi. Depuis, ma vie pro a vraiment décollée (avec des hauts et des bas) et je n'ai clairement plus le temps que je voudrais pour HPF . Rétrospectivement, je pense que j'ai cru que j'avais le temps et que je n'ai pas mesuré l'étendue du truc. Quand j'ai débuté, je pensais que ça pouvait aller vite et que mes obligations ne changerait pas. Sauf qu'autant c'est possible de continuer à ménager du temps pour une passion sur un an, même quand la vie change, autant ça devient vite ingérable au-delà. Aussi, on ne se rend pas compte du temps que tout peut prendre avant d'avoir eu à le gérer.

Donc, je dirais que ce qu'il faudrait pour le long terme, c'est d'abord une période d'essai (genre 2-3 mois) et qu'ensuite la personne s'engage pour une période d'un an ou plus parce que voir plus loin, c'est vraiment dur.

Aussi, je suis pour les CDDs sur les missions ponctuelles, même celles dont on sait qu'elle vont prendre du temps (genre la refonte des sites, l'organisation d'un concours en particulier...) et je trouverais ça cool d'avoir une liste de "projets" sur un sujet fixe, comme le sujet sur le recrutement, où le premier post contiendrait des proposition de projets à jour avec tous les détails, du genre:

- Projet : Animation concours
- Contenu : Animation d'un concours estival sur le Héron/HarryPotterFanfiction
- Nombres de postes : 3
- Durée (incluant la préparation: du 15 Juin au 15 Aout)
- Disponibilité requise : Une par jour en semaine, trois heures par jour en week-end

D'autant que les projets pourraient être soit de vrai projets, sois du soutien en cas de besoin (modérations des fics pendant cinq mois si un membre de l'équipe a un besoin IRL, relecture du cahier des charges pour l'équipe de refonte ou même écriture d'articles pour le blog.)

Au passage, ça pourrait être sympa de faire un projet d'été "j'écris pour le blog" (parce que j'ai cru lire quelque part que ça manquait un peu d'article ces temps -ci)