2.2 Budget 2017-2018 (Rapport financier)

[Lyane]

Budget prévisionnel de l’association :


1- Coûts prévisionnels annuels de base

Serveur d’hébergement : 1500€

Noms de Domaine et messageries mails : 100€
(Hausse tarifaires et upgrade : sur décision du CA).

Assurance : 160€

Frais bancaires : 50€


2- Recettes prévisionnelles annuelles de base

Adhésions : 700 à 800€


3- Activités de l’association

Expositions, festivals et salons : 250€ soit potentiellement 5 évènements à 50€.

Geek Faeries 2017 a rapporté 244.18€ euros de vente pour un stand à 123€ soit 121.18€ restant. Je rappelle que nous ne nous faisons toujours pas rembourser l’hébergement ou le voyage : 140€ d’hôtel à 4, plus 184.56€ de péage, essence et repas. ET je ne parle pas des billets de trains pour nous rendre à Paris.

Evènements exceptionnels (WeekEnd IRL, autres) : sur décision CA avec budget séparé à préparer pour assurer l’autofinancement du projet.

Concours (prix, matériels, etc.) : 30€ pour HPFanfiction, 30€ pour le Héron et 30€ pour le CA.
Possibilité de participer au prix des gros concours organisés par les membres sur approbation du CA après présentation du projet : 30€ par projet.

Editions (pour une première édition d’un nouvel ouvrage) : 1800€ pour 250 exemplaires dont 500€ de reddition des comptes.

Achat de goodies : exceptionnel, sur décision CA

Promotions sur la boutique : propositions soumises à l’approbation du CA.


4- Recettes potentielles

Ventes de livres brochés : (à date de l'inventaire d'avril 2017) 2724.4€
Vente de goodies : environ 1500€. Je ne peux malheureusement pas être plus précise, les stocks viennent de déménager le WE précédent et une partie du stock est encore avec Labige des GF. Cela sera mis à jour dans l'été, dès que tous les cartons seront effectivement défaits et rangés. Et vous aurez droit à une photo des étagères du stock HPF, spécialement dédié (les livres font déjà très jolis).

Les dons sont environ de 1000 à 1200€ par an mais ne peuvent pas être intégrés au budget pour des raisons évidentes.

5- Dépense exceptionnelle

Refonte des sites : cahier des charges et devis en cours et donc non encore chiffré. Potentiellement assez cher, vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans les autres topics de l’AG.



Le CA discute aussi du remboursement des frais avancés par les membres exposants lors d'évènement comme les festivals, les expositions, etc... sous présentation de justificatifs. Pour l'instant deux possibilités s'offrent à nous :
- rembourser à hauteur des bénéfices faits sur l'évènement
- rembourser une somme globale fixe par évènement
L'un comme l'autre présente des avantages et inconvénients pour l'une des deux parties (l'association ou les membres exposants). Dans le 1e cas, le remboursement est dépendant du bénéfice ; il peut être de 5€ par personne comme de 100€ (bien évidement, un bénévole ne peut pas gagner d'argent sur une activité de l'association donc le remboursement est plafonné à hauteur des dépenses). Mais l'association ne sera jamais déficitaire sur un événement, le solde sera de 0.
Dans le 2e cas, les membres exposants sont certains d'être remboursé à hauteur d'une certaine somme, mais l'association peut-être déficitaire sur un événement si le bénéfice n'est pas assez conséquent.
Bien évidemment, s'il se met en place, le remboursement n'est pas obligatoire et les membres exposants peuvent abandonner leur frais et les transformer en dons sous présentation de justificatifs là encore.