L'Assemblée Générale annuelle de l'association est un moment privilégié pour discuter des avancées des projets, questionner les équipes sur les points que vous souhaitez et discuter entre membres et non membres, équipes et non-équipes.
Petit rappel des événements
Fin février, deux coups de gueule simultanés ont été postés sur le forum sans chercher à dissimuler qu'ils visaient les membres de certaines équipes. Un topic a ensuite été créé par un membre : se voulant espace de discussion, ce topic pointait cependant un manque d'écoute de la part des membres de certaines équipes (catégorisés comme "colorés"), un manque de transparence sur les tâches des équipes, un manque d"implication des anciens envers les nouveaux et une inaccessibilité de ceux-ci, entre autres.
Suite au malaise déclenché par ces coups de gueule et à l'incompréhension renforcée par le topic, presque un mois entier fut consacré à comprendre ce qui se passait. L'essentiel était de saisir les événements qui avaient déclenché une telle avalanche de reproches et, surtout, de discuter avec les équipes et les membres concernés, sans que les mots facilement écrits en ligne ne blessent d'autres personnes.
Tout le monde a pu s'exprimer, Vegeta ayant consacré de nombreuses soirées à répondre à ceux qui le souhaitaient. Le topic préalablement fermé fut alors ouvert aux discussions. Tout ce qui a été dit durant cette période compliquée a été entendu.
Deux nouveaux topics furent également créés dans le Panneau d'Affichage :
- Recrutement et Définition des postes des différentes équipes du forum : décrit précisément les tâches de chaque équipe et servira de support pour les recrutements.
- Les équipes d'HPF : liste les membres du forum qui appartiennent aux différentes équipes et sera utilisé pour annoncer chaque départ et chaque recrutement.
Le CA a choisi de revenir sur ce qui s’est passé depuis février pour deux raisons : principalement parce que les départs ont chamboulé la stabilité de certaines équipes, ensuite parce que ce qui s’est passé est encore aujourd'hui considéré comme déclencheur d’actions qui étaient déjà en préparation depuis plusieurs semaines voire plus longtemps encore.
Nous vous rappelons également qu’agir de la sorte est totalement contre-productif et montre un manque de respect envers les bénévoles. Si vous avez un souci quelconque avec un membre, une décision prise par une équipe, une question ou quoi que ce soit d’autre, vous trouverez toujours quelqu’un avec qui en parler sur le forum : les boîtes à MP de tous les membres sont ouvertes, qu'ils fassent partie d'une équipe ou soient simples membres, que leur pseudo soit coloré ou non, qu'ils soient anciens sur le forum ou récents... Si la bienveillance n'est pas réciproque, continuer à travailler pour HPF dans les conditions des mois de février/mars ne sera plus possible. Mais nous apprécions les efforts qui ont été faits de toutes parts et le dialogue que les membres concernés ont su instaurer rapidement, une fois le topic ouvert.
1. Le chamboulement des équipes
Quatre membres d’équipe ont démissionné suite à ce qui s'est passé :
- Vegeta : présidente du CA et chef d’équipe des Éditions
- LalouisaBlack : chef d’équipe des Nuits et membre de l’équipe des Éditions et de l’équipe de Communication
- Gudulette : chef d’équipe de la modération du forum
- Satchrê : membre de l’équipe de modération du forum
Il a par conséquent fallu réorganiser ces cinq équipes impactées par ces départs : recrutements, élections pour les postes de chef et de présidente, réorganisation du travail, relance des projets, remotivation, ...
Ces démissions ont surpris certains et pourtant, la réaction de Vegeta, Gudulette, Satchrê et LaLouisaBlack est au cœur de la définition de bénévole.
Comme lorsque vous organisez un concours, lorsque vous écrivez vos histoires ou lorsque vous répondez sur le forum ou à vos reviews, être membre d’une équipe est un engagement à côté de notre vie IRL, de nos études, de notre travail et de nos familles. Un engagement moral qui aura des impacts sur le dynamisme des équipes, sur la vie des sites et sur l’ambiance même du forum. Toutes les heures passées à modérer, à préparer, à organiser sont prises sur notre temps libre. Ce sont des heures derrière un ordinateur à réfléchir à ce qui pourrait convenir au mieux aux membres des sites - à vous, entre autres - et à chercher à faire vivre une communauté qui ne se limite pas aux membres de l'association.
Plusieurs membres ont reconnu qu’organiser un gros concours, c’est épuisant. Cet épuisement, il est compréhensible que des bénévoles - pour certains là depuis plus de 10 ans - le ressentent quand ce qu’ils pensent faire pour les membres est perçu par certains comme une attaque. La volonté de se donner dans un projet critiquable aisément en ligne peut être remise en question.
Et puis nous restons aussi des membres d’HPF : nous voulons participer aux concours, organiser nos propres projets en sus de ceux des équipes, lire, écrire, reviewer… Ce qui ajoute encore du temps passé sur HPF. Lorsqu’il faut faire des choix, chacun de nous essaye de faire de son mieux...
Le Salon de thé des Equipes (sous-forum créé en 2015 accessible à l'ensemble des membres des équipes permanentes) a permis aux équipes de discuter plus facilement entre elles et de collaborer encore davantage tant au niveau de la communication qu'à la concrétisation de nouveaux projets. Un exemple très concret est le réagencement du forum que vous découvrez aujourd'hui : suite à des problématiques rencontrées par différentes équipes, il est apparu plus simple qu'elles aient toutes la possibilité d'en construire la nouvelle structure

Pour continuer sur la stabilité des équipes, il a été reproché deux choses : que les équipes n’avançaient pas, qu’elles stagnaient et n’avaient pas de renouveau de pensée ET, simultanément, qu’il y avait trop de changements dans les équipes, ce qui montrait une forte instabilité et un malaise des membres. Que devons-nous croire ? Qu’il y a trop ou pas assez de renouvellement ? ^^'
Les équipes se renouvellent au rythme de leurs besoins. Avoir beaucoup de personnes dans une équipe a des avantages (plus d’idées, plus de rythme) mais aussi des inconvénients (plus nombreux nous sommes, moins l’intervention individuelle est nécessaire et il existe un risque de démotivation ou d’éloignement). Les départs ne sont jamais faciles dans une équipe, mais il est exceptionnel qu’un départ se passe mal et soit sujet à des tensions. Que la vie IRL devienne plus dense ou que la personne ait envie de passer à autre chose, un départ ne sera jamais refusé et, sans faire partie de l’équipe en question, il est parfois compliqué d’appréhender l’ensemble des raisons.
Les doubles casquettes ont été aussi pointées car elles seraient propices au copinage.
Effectivement, il est plus facile de bien s’entendre avec quelqu’un qui travaille dans la même équipe que soi qu’avec une personne qu’on ne croise qu’au détour du placard sous l’escalier. C’est tout à fait normal ! ^^
Ces doubles casquettes sont parfois voulues voire nécessaire : pour l’équipe de Communication par exemple. C’est en effet beaucoup plus facile de relayer les informations des différentes équipes en ayant des membres dans celles-ci

D’autre part, quand un recrutement est lancé par une équipe, il n’y a malheureusement pas toujours grand-monde pour y répondre. C’est donc normal que des membres d’autres équipes se proposent pour venir prêter main forte. Dernier exemple en date : le recrutement pour faire partie de l’équipe des Éditions (pour faire partie du comité de lecture temporaire) : seuls deux membres extérieurs aux équipes ont postulé.
Lors du questionnaire préparatoire de l’AG, une personne s’est dit être étonnée de constater que quasiment aucune des personnes ayant envoyé une candidature spontanée suite aux événements de février/mars n’ait été retenue pour intégrer les équipes.
Voici quelle est la situation actuelle pour les candidatures spontanées reçues :
- Layi, Mary-m et flodalys ont intégré la modération du forum
- Warmsmile et Seonne ont intégré l’équipe des Nuits
- Eejil9 et Ialona ont rejoint le comité de lecture temporaire des Éditions
- DameLicorne a rejoint l’équipe permanente des Éditions
Seules deux candidatures pour des équipes précises ont été refusées. A celles-ci se sont ajoutées des candidatures plus générales, souvent avec des disponibilités sur le court terme, et nous invitons les personnes concernées à repostuler si elles le souhaitent lors d’un recrutement plus précis, dans le futur

D’autres personnes ont rejoint différentes équipes suite aux recrutements qui ont eu lieu par la suite (Cassiopée, Api, Shaman, Eve, princesse entre autres).
Concernant l’équipe technique, nous vous invitons à lire le bilan rédigé par Morgwen qui explique les conditions dans lesquelles ce recrutement a eu lieu et pourquoi l’intégration "d’anciens" a pu surprendre. Notez que l’article de recrutement pour l’équipe technique est bien antérieur aux événements de février et si l'intégration de ces anciens a mis quelques semaines, c'est uniquement dû à la réflexion sur les tâches et besoins précis de cette équipe.
2. Le renouveau d’HPF ?
Lors du questionnaire, et même dans les discussions dans le topic ouvert suite aux événements de février/mars, certaines personnes ont souligné qu’elles étaient contentes de voir que les choses avançaient. Nous aussi, nous le sommes, vraiment !

Pour ne parler que du CA, nous avons fait une réunion le 19 février soit à peine une semaine avant ce qui s’est passé. Deux des points à l'ordre du du jour étaient (en brut) les suivants :
- Réagencement du forum
- Questionnaires sur l'utilisation des sites, sur l'association, la connaissance de l'existence des autres sites, le retour sur les équipes, leur existence, les attentes des utilisateurs de tous les sites (et non seulement du forum).
Le questionnaire n’est donc pas postérieur à la crise sur le forum, et n’a pas été construit pour comprendre le mécontentement de ces personnes en particulier. Il a été réfléchi suite à l’annulation de l’IRL en É afin de préparer au mieux les mois à venir et la préparation d’un événement de cette envergure.
Concernant le reproche fait aux messages envoyés par la modération du forum d’être impromptus et trop secs, cette équipe en discutait déjà depuis plusieurs semaines. Seulement, les choses se faisant en équipe, l’ébauche n’était pas communiquée aux membres du forum.
Si vous êtes membres d’une équipe, vous pouvez aisément voir que, malgré toute la bonne volonté du monde, certaines choses prennent du temps, de la réflexion. Nous avons tous notre vie IRL également. Cela peut donner de l'extérieur une impression de lenteur. A chaque équipe de gérer ses priorités et ses projets.
Le CA aimerait aussi souligner que ce qui s’est passé sur le forum ne semble concerner que le forum. Or le forum ne représente pas l’intégralité ni même la majorité de la communauté HPF. Derrière le forum, qui sert de support aux équipes, il y a deux sites et une maison d’Éditions qui dépendent entièrement de la coordination de leurs membres. Sans l’association, il ne serait pas possible aujourd’hui qu’ils soient indépendants. Et sans les membres cotisants, l'association ne serait pas !
Toutes les activités officielles qui sont proposées le sont à l’ensemble des auteurs et lecteurs présents sur nos sites.
Nous espérons que ces derniers mois et les efforts qui ont été faits par tout le monde permettront de commencer une année bonne et sereine pour tous, remplie de projets fabuleux !

Pour finir, l'ensemble du CA aimerait dire à toutes les équipes de HPF : MERCI !
