AG 2009 - Compte rendu

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admin_hpf
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AG 2009 - Compte rendu

Message par admin_hpf » 17 mai 2012 - 20:52

Morgwen a écrit :Vous l'avez normalement reçu par mail mais, pour référence plus rapide lors de vos pérégrination sur le forum, le revoici.

COMPTE RENDU DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE 2009


Pour respecter leur anonymat, les membres de l'association (hors membres du Conseil d'Administration) sont ici cités sous leur nom d'auteur.

Date et lieu : samedi 22 août 2009 à 18 heures chez Mademoiselle Kerhoas, Ti hir lost ar hoat, 29550 Plomodiem.

Représentants du Conseil d'Administration : Séverine DANIEL, présidente-adjointe (ci-après nommée Lyane), Mariel HENNEQUIN, membre fondateur (Vifdor), Marianne MEYNARD, présidente (Angel)

Membres adhérents présents :
• Azenor
• Keina
• Lylene
• Marelie56
• Nini50
• Persis
• Vegeta119
• Verowyn

Procurations :
• Séverine DANIEL pour Juliane RICOUR, secrétaire (Morgwen)
• Marianne MEYNARD pour Lilith, membre adhérente
• Marianne MEYNARD pour Nicolas HERFURTH, trésorier (Whitewolf)

Le secrétariat de l'assemblée est assuré par Séverine Daniel.

Ordre du jour :
• rapport moral et financier
• présentation des projets en cours et futurs de l'association (atelier d'écriture, banquet sur le thème des Fondateurs, édition papier de recueils de textes originaux, ouverture d'un site dédié aux textes originaux)
• questions et propositions des membres

Rapport moral et financier

Rapport moral
L'approbation de l'activité de l'association n'a pas été soumis au vote mais les membres n'ont pas émis de critiques majeures sur le changement de serveur et les concours déjà organisés.

Rapport financier
Les comptes ont été présentés et approuvés à l'unanimité des voix.

Présentation des projets de l'association

Ateliers d'écriture
Les ateliers d'écriture sont un projet en cours. Ils resteront ce qu'il sont aujourd'hui, à savoir
un atelier d'exercices pour améliorer son style et ses qualités littéraires. Il ne sera pas la source
de textes proposés pour les recueils papiers, sauf texte de qualité exceptionnelle.
Les membres adhérents ayant un emploi lié à l'enseignement ont proposé de fournir des
exercices supplémentaires au besoin.

Banquet sur le thème des Fondateurs (Assemblée Générale 2010)
présentation du projet par Fatima HAMMOU, membre fondateur a écrit :L’association Héros de Papier Froissé a le projet de mettre en place un week-end de trois à quatre jours au printemps 2010 avec en point d’orgue un banquet médiéval en costume.

Cet évènement aura pour objectif de faire se rencontrer les adhérents de Héros de Papier Froissé ainsi que des sympathisants de l’association autour d’une thématique fédératrice.

Le week-end s’articulera donc autour de l’univers d'Harry Potter et plus particulièrement de la fondation de Poudlard.
Des ateliers et des joutes seront organisés tout au long de ces trois ou quatre jours avec en point d’orgue un banquet médiéval auquel assisteront tous les participants.

Ils seront reçus au banquet de fondation de Poudlard par les quatre fondateurs et pourront déguster, dans un cadre historico-mediévalo-fantasy créé pour l’occasion, un véritable menu médiéval.
A cette occasion, tous les participants devront revêtir une tenue d’inspiration médiévale.

Type d’hébergement :
Un gîte rural de grande capacité (trente personnes) avec plusieurs salles de bains et WC.
Lit simple ou double

Localisation :
Dans une limite de deux heures de Paris en train ou en voiture.

Estimation du coût :
90 € par personne comprenant l’hébergement (deux à trois nuits) ainsi que l’ensemble des repas et le banquet médiéval.

Détail :
Hébergement : 45 € par participant
Petit déjeuner : 1,5 €
Repas hors banquet : 5 € par repas
Banquet : 15 €

Nb de participants minimum pour la mise en place de l’évènement :
25 personnes

Nb de participants maximum :
30 personnes pour un accueil dans la structure envisagée mais possibilité d’être hébergé en camping (tente ou Mobil-home) à proximité (moins de 10 km)

Le choix du lieu :
Nous avons envisagé la région parisienne et ses alentours pour une raison purement logistique, Paris étant un passage quasi obligé pour rejoindre rapidement à peu près n’importe quel coin de France.

Les costumes :
Si les participants possèdent un costume médiéval ou héroïque fantasy ils sont invités à les apporter pour assister au banquet.
Dans le cas contraire, ils devront faire l’acquisition d’une tenue pouvant convenir lors d’un banquet médiéval en l’achetant, ou la confectionnant eux même.
Une étude est en cours pour estimer le coût de confection d’une tenue médiévale afin que Héros de Papier Froissé puisse les proposer à la vente (moins de 20 €) ou à la location aux personnes qui le souhaitent.

Les risques du projet :
C’est un projet qui va nécessiter un budget relativement conséquent que nous n’avons pas.
Il sera dont entièrement financé par la vente des week-ends dans les mois qui précèderont l’évènement.
Si nous avons bon espoir d’attirer les vingt-cinq personnes nécessaires à sa viabilité, il existe un risque financier certain.
En effet, la réservation d’un lieu susceptible d’accueillir trente personnes demande à ce que des arrhes de 30 % du montant de la location soient versées.
Dans l’éventualité où cela ne pourrait se faire, nous perdrions les sommes engagées sans espoir de restitution (400 à 500 €)
Pour cette raison, si l’Assemblée Générale approuve l’utilisation des fonds de l’association pour initier ce projet, un sondage sera organisé sur les sites HPFanfiction et Héros de Papier Froissé, ainsi que sur le forum pour connaître
approximativement le nombre de personnes susceptibles d’être SERIEUSEMENT intéressées.

Ce sera SEULEMENT SI le nombre est suffisant que nous ouvrirons la billeterie.

L’ouverture de la billetterie ne se fera que lorsque nous aurons réservé le lieu car, dans le cas contraire, nous risquons de nous retrouver avec un projet alléchant mais aucune structure d’accueil.

Nous avons déjà commencé à prospecté et plusieurs lieux encore disponibles pour ces dates entrant dans le budget ont été retenus.

Organisation :
Un comité d’organisation devra être mis en place en privilégiant les membres fondateurs de l’association pour les postes de coordination. Il n’est cependant pas exclus d’y intégrer des membres de l’association, notamment pour aider à confectionner costumes et accessoires, participer aux navettes en voiture, animer les différents ateliers et jeux ou donner un coup de main à l’accueil, l’installation et la confection des repas.
Le seul bénéfice que pourront tirer les bénévoles de cette aide sera l’éternelle gratitude des organisateurs. Aucune personne participant à cet évènement ne pourra bénéficier de passe-droit financier.
Le projet est accueilli avec enthousiasme par les membres présents mais le coût prévu pour l'hébergement reste trop élevé. Les coûts des repas sont quant à eux estimés « très raisonnables ». Les membres sont unanimes sur une version camping sous la tente à la place de la location d'un gîte ou de chambre d'hôtes.

Keina a proposé de demander de l'aide à son oncle, sculpteur médiéval en Vendée, passionné de Moyen-Âge et possédant une grange de grande taille. La grange en question pourrait largement accueillir la tablée du banquet et, éventuellement, les tentes des participants en cas de très mauvais temps ou d'impossibilité d'occuper le terrain alentour.
Keina doit se renseigner auprès de son oncle s'il serait disposé à louer sa grange à l'association pour un prix modeste, à condition qu'il soit toujours propriétaire de l'endroit à l'époque considérée. Il faudrait alors dégager et aménager la grange par les organisateurs de l'évènement.
Cette solution n'est pas idéale pour l'accessibilité géographique mais le rapport qualité/prix de l'hébergement l'emporte et a donc été largement approuvé par les membres.

Il a également été proposé d'élargir la recherche les sites médiévaux intéressants, proches d'un camping, à l'Oise.

Pour le banquet lui-même, les propositions suivantes ont été suggérées
• louer une salle,
• louer un chapiteau avec le matériel de repas
• réserver un restaurant, en particulier dans les zones de traditions médiévales comme la ville de Provins. Lylene emménageant à Provins à la rentrée scolaire, elle se renseignera sur ces possibilités
• rechercher les sites scouts dont les tarifs sont souvent avantageux.

Edition papier de recueils de textes originaux
Le projet consiste à faire de l'association un éditeur « semi-professionnel » en imprimant des recueils de textes originaux des membres de l'association. Il a été suggéré de lancer des appels à textes qui seraient publiés après sélection de qualité par un jury. Soit l'appel à texte sera libre, les meilleurs étant choisis, soit l'appel portera sur un texte précis.
Le premier thème suggéré sera la Fantasy, au sens large.

Le contrat d'édition proposé par Angel (disponible sur le forum de l'association) a été approuvé sur le modèle suivant :
• l'auteur reste propriétaire de son oeuvre,
• la rémunération éventuelle se fait sur un modèle progressif au prorata des bénéfices retirés par l'association et de la participation de l'auteur à l'ouvrage
• l'auteur ne peut plus publier son texte sur le net
• s'il souhaite être édité par un autre éditeur, doit en demander l'autorisation à l'association (accord de principe)
• si l'auteur est édité par un autre éditeur, son texte ne sera pas pour autant supprimé du recueil

Ouverture d'un site dédié aux textes originaux
Le projet consiste à proposer l'utilisation d'un site internet, de même format que le site HPFanfiction, mais réservé aux textes originaux et non aux fanfictions. Il ne sera pas limité aux membres adhérents à l'association mais, comme pour le site HPFanfiction, ils y auront des avantages par rapport aux autres.
La publication de textes sur le site serait soumise à une validation, non au chapitre mais à l'histoire. L'acceptation ou non de l'histoire porterait sur le niveau de langue (plus rigoureux que sur le site HPFanfiction) et sur l'originalité de la trame. Les contraintes liées au jeune public seraient, à l'inverse, plus souples que sur le site HPFanfiction.

Le projet a reçu l'approbation des membres mais la question de la protection des textes se pose.
L'association étudie actuellement l'utilisation de signatures électroniques qu'elle réserverait aux adhérents. Cette solution étant payante et les conditions pas encore définies, la protection numérique datée doit rester une option à l'heure actuelle.

Le principe de la demande préalable d'un synopsis de l'histoire à publier a reçu un accueil mitigé. Par contre, il a semblé évident pour tous que tout texte non terminé et non mis à jour pendant une durée supérieure à six ou douze mois, l'auteur devrait être prévenu et, sans réponse de sa part, son texte supprimé.

Les critères plus stricts de sélection de style, bon français et typographie ont été approuvés ainsi que la plus grande liberté dans les sujets traités par rapport au site de fanfiction destiné à un public bien plus jeune.

Questions et propositions des membres

Financement de l'association par diverses « boutiques »
Les membres présents ont suggéré la création de boutiques utilisant leurs divers talents afin de financer l'association :
• t-shirts par Vifdor (boutique déjà existante, à maintenir et à enrichir en modèles)
• écharpes, proposé par Lylene et Marelie56, aux couleurs des maisons de Poudlard (rouge/or, vert/argent, etc. mais pas blasonnées)
• bourses en cuir, proposé par Keina
• pyrogravure sur bois (boîtes et coffrets majoritairement) par Lyane, Azenor proposant des motifs traditionnels celtes
• vêtements médiévaux sur devix et sur mesure par Lyane. Il s'agirait essentiellement de capes, chainses ou surcots mais elle pourrait éventuellement créer des vêtements plus complexes (type Seigneur des Anneaux) pour un prix nettement plus élevés

Le responsables de chaque boutique gèreraient sa boutique, ses commandes et ses fournitures. Les commandes pourront être acceptées ou refusées par les deux parties mais une commande commencée sera due. L'acheteur enverra l'argent à l'association qui remboursera au responsable les frais réels de fabrication, suivant un mode à définir.
Les bénéfices serviront à financer les activités prévues par les statuts de l'association

Autres questions
Les membres n'ayant pas plus de questions, l'Assemblée Générale s'est terminée à 21 heures.

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Re: AG 2009 - Compte rendu

Message par admin_hpf » 17 mai 2012 - 20:52

Morgwen a écrit :NB : je ne sais plus quel membre avait donné une procuration à un autre membre pour l'Assemblée Générale. Je suis désolée mais cette procuration n'a pas pu être prise en compte.
Règlement Intérieur de l'association a écrit :2.1.3 Pouvoir de représentation
Tout membre de l’association est invité à l’Assemblée Générale. S’il ne peut y assister, il peut se faire représenter par un membre distingué, modérateur ou fondateur.
- membre distingué => membre de l'asso depuis au moins deux ans (ou nommé comme tel par le CA)
- membre modérateur => membre nommé comme tel par le CA
- membre fondateur => les dix membres suivants : Angel, Lyane, Whitewolf, Morgwen, Ellie, Flammeche, Jérémie, Nyctalope, Line, Vifdor

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Re: AG 2009 - Compte rendu

Message par admin_hpf » 17 mai 2012 - 20:52

Lilith a écrit :
Morgwen a écrit :NB : je ne sais plus quel membre avait donné une procuration à un autre membre pour l'Assemblée Générale. Je suis désolée mais cette procuration n'a pas pu être prise en compte.
Comme il y avait 3 procurations dont la tienne confié à Lyane, et les deux autres qui ont été confiés à Angel (celui de WW et la mienne). J'espère que qu'il ne s'agissait pas de ma procuration puisqu'elle a été prise en compte lors du compte-rendu de l'AG et je suis désolée de vous embêter parce que je ne m'inquiète pour un rien aujourd'hui, et vous pouvez mettre ça sur le compte du stress dû à ma journée de dingue. Bref, si j'ai bien compris ce que tu veux dire Morgwen, il y avait une 4ème procuration d'un membre qui n'a pas pu être prise en compte lors de cet AG ?

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Re: AG 2009 - Compte rendu

Message par admin_hpf » 17 mai 2012 - 20:53

Morgwen a écrit :
Lilith a écrit :Bref, si j'ai bien compris ce que tu veux dire Morgwen, il y avait une 4ème procuration d'un membre qui n'a pas pu être prise en compte lors de cet AG ?
Tout à fait. J'ai marqué sur le compte-rendu les procurations valables.

Après vérification des notes de Lyane, il s'agit de la procuration d'Alixe qui n'a pu être prise en compte. Alixe, si tu passes par ici...

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