1.2 Bilan des activités de l'année (Rapport moral)

Modérateur : HPF - Conseil d'administration

Avatar de l’utilisateur
Crystallina
Cat Woman
Messages : 3512
Inscription : 09 mars 2013 - 11:57

1.2 Bilan des activités de l'année (Rapport moral)

Message par Crystallina » 28 juin 2017 - 19:38

Il y a eu beaucoup d'activités, de mouvements au cours de cette année. Quel en est le bilan ?

1.2.1 Bilan de Héros de Papier Froissé

1.2.1.1 Bilan du Conseil d’Administration

Lors de l'AG 2016, le CA a accueilli trois nouvelles recrues : Crystallina, Eve et Labige. Au mois d'août, un premier changement de Bureau a eu lieu : Vegeta fut élue présidente et Crystallina fut élue secrétaire, Lyane et Cass restant respectivement trésorière et secrétaire-adjoint.

Fin février-début mars, une crise a vu le jour sur le forum, conduisant à la démission de Vegeta qui fut effective en avril. En juin, ce fut au tour de Vifdor de démissionner du CA. Considérant tout ce qu'ils ont apporté à l'association au cours de leurs mandats, le CA a décidé de les nommer membres d'honneur. La mise en place sera faite à la fin de l'AG. Vifdor et Vegeta choisiront alors d'apparaître ou non sous cette couleur.
Suite au départ de Vegeta, un deuxième changement de Bureau a dû avoir lieu : Lyane fut élue présidente et Eve fut élue trésorière, Crystallina et Cass restant respectivement secrétaire et secrétaire-adjoint.

L'association, représentée par Lyane et Morgwen, était exposante aux Geek Faëries 2016 (qui avaient été repoussées aux 20 et 21 août pour cause d'intempéries exceptionnelles) au Château de Selles-sur-Cher. Cette année, ce furent Lyane, Morgwen, Eve et Labige qui représentèrent HPF aux Geek Faëries 2017 du 2 au 4 juin. L'association fut aussi exposante au Bal des Sorciers 2016 à l'Abbaye de Cluny les 31 octobre et 1er novembre.
Parallèlement à ces trois IRL, les membres du forum eurent la possibilité de participer à des concours de drabbles. Ce fut Eanna qui remporta celui organisé pour les GF 2016, Leeloo Lovegood et Seonne remportèrent celui pour les GF 2017 et popobo gagna le concours pour le BALDS 2016 :D

Le CA a également organisé deux autres concours officiels : Je voudrais un bonhomme de neige, remporté par popobo et le concours PWP 2017 : Voyage en terre inconnue, remporté par princesse pour HPFanfiction et par Gudulette pour le Héron :D

À la mi-décembre, une IRL officielle intitulée "Château en É" pour fêter les 5 ans des Éditions fut annoncée et ouverte aux inscriptions. Malheureusement, elle dut être annulée en raison d'un nombre insuffisant de réservations. Le CA a bien lu toutes vos remarques à ce propos et en tiendra compte pour l'organisation de la prochaine IRL. Car oui, une autre IRL est bel et bien prévue comme vous pouvez déjà le lire ici :D

Depuis janvier, le CA a travaillé à l'élaboration d'un questionnaire visant à comprendre votre situation vis-à-vis de l'association et des différents sites associés. Il fut mis à votre disposition du 14 mai au 4 juin. Vous trouverez le récapitulatif des réponses obtenues sur ce topic ;)

Avec l'équipe technique, le CA planche sur le projet de la refonte des sites.

Le CA a également procédé à une révision de son Règlement Intérieur et des statuts de l'association. Vous pouvez prendre connaissance des nouvelles versions ici et .

1.2.1.2 Bilan du forum HPF (Rédigé par Laura)

En un an, il s'est passé pas mal de chose dans la modé verte. Surtout ces six derniers mois, en fait. Il a été discuté de donner plus de droits aux modérateurs verts notamment en ce qui concerne la suppression des comptes ainsi que de permettre au chef des modérateurs de bannir un membre. Il a également été question de la création d'un Grenier du forum comme un espace d'archivage que les membres pourront consulter. Depuis décembre 2016, nous avons également discuté d'une refonte totale de la modération à savoir revoir l'échelle des sanctions et le mode de fonctionnement général de la modération.

Il a également été proposé de revoir le règlement intérieur dans le même but de simplifier et assouplir ce qui est actuellement modéré. Gudulette nous a présenté point par point ce qu'il y avait d'améliorable dans notre système et avons entamé de longues discussions à ce sujet. Suite à des désaccords, Peekaboo a décidé de quitter l'équipe en février 2017. La gestion de crise peu de temps après ne nous a pas permis de mettre concrètement les choses en place et l'équipe s'est vue amputer de plusieurs de ses membres et de sa chef d'équipe. Gudulette puis Satchrê ont décidé de quitter l'équipe de modération en avril 2017 suivies par Fleur d'épine le mois d'après. La modération a donc dû recruter en urgence trois membres afin de pouvoir assurer le bon fonctionnement du forum et nous avons donc accueilli Flodalys, Layi et Mary-m avec une grande joie ! Leur formation rapide mais efficace nous a permis de rependre rapidement la main et repartir sur des projets tous neufs et avec eux, la refonte de la modération qui est de nouveau en discussion. Début juin, Vifdor a donné sa démission et nous nous retrouvons donc à cinq avec notre chère Lyane pour mener à bien tout cela.

Ce qui a déjà été mis en place : création de messages types de modération afin de garantir une neutralité totale des interventions de l'équipe.
Image

Avatar de l’utilisateur
Crystallina
Cat Woman
Messages : 3512
Inscription : 09 mars 2013 - 11:57

Re: 1.2 Bilan des activités de l'année

Message par Crystallina » 28 juin 2017 - 19:38

1.2.2 Bilan de Harry Potter Fanfiction (Rédigé par Eliah)

Cette année, nous avons accueilli Bloo dans l'équipe, qui a inauguré la nouvelle couleur Newbie Bleu Ciel, qu'elle a pu arborer pendant un temps avant de passer au Bleu Schtroumpfette. Akasora a quitté l'équipe en novembre après trois années de bons et loyaux services !

Le Grand Ménage Orange qui avait bien démarré a dû être mis en pause en raison du bug des caractères spéciaux sur le site. En effet, la plupart des modératrices que nous sommes avons l'habitude depuis quelques temps de travailler sur nos tablettes et smartphones. Cependant, l'astuce qui consiste à changer la police des caractères n'est disponible que sur ordinateur et ça prend beaucoup trop de temps et d'énergie qu'on préfère utiliser pour faire la validation manuelle et évidemment vous concocter de supers projets d'écriture tout au long de l'année !

En septembre 2016, nous avions lancé le projet d'écriture Vive la rentrée ! dont vous pourrez (re)lire les participations .

En décembre, le traditionnel Echange de Noël a réuni 32 participants, dont 8 pour qui c'était la première fois. Vous pourrez retrouver toutes les fics-cadeaux qui ont été publiées dans la série créée pour l'événement.

Début avril, nous avons enrichi les listes de genres, couples et personnages disponibles pour catégoriser vos fanfictions. Tout cela grâce à vous, à vos suggestions qui reflètent la tendance actuelle de ce qui s'écrit sur HPFanfiction en 2017, et qui nous ont permis de vous offrir des propositions dont vous avez réellement besoin. Le petit bonus, ça a été ce poisson d'avril qui vous a visiblement bien fait rire, et qui a même donné des idées de fanfictions à certains d'entre vous. :mrgreen:


Enfin, récemment, les Schtroumpfettes de Compét' ont organisé le concours A la Croisée des Chemins et vous pourrez retrouver les 9 participations dans la série qui les regroupe.

Cette année, les auteurs d'HPFanfiction ont publié 5612 chapitres et reçu 17 902 reviews.
Image

Avatar de l’utilisateur
Crystallina
Cat Woman
Messages : 3512
Inscription : 09 mars 2013 - 11:57

Re: 1.2 Bilan des activités de l'année

Message par Crystallina » 28 juin 2017 - 19:39

1.2.3 Bilan du Héron à la Plume Flamboyante (Rédigé par Norya)

Depuis la dernière AG, 489 chapitres ont été validés par les modérateurs et 34 ont été invalidés. C’est moindre que l’année précédente mais cette dernière avait été particulièrement faste grâce à l’événement « Plumes en Folie ».
On peut cependant noter le très joli succès du Calendrier de l’Avent chapeauté par The Night Circus et lalaulau38 : 237 chapitres à lui seul ! Lors de la première édition, seules les deux créatrices avaient participé. En 2016, 13 auteurs y ont participé dont 9 valeureux ont été jusqu’au bout du défi et ont publié les 24 chapitres à raison d’un par jour sur tout le mois de décembre ! On peut donc remercier The Night Circus et lalaulau38 d’avoir permis à d’autres auteurs de participer à leur concept !

Suite à l'arrêt des Sélections Flamboyantes, les modérateurs ont décidé de vous faire découvrir, une fois par mois, le coup de cœur de l'un des membres de l'équipe. A partir du mois d'avril, le célèbre Combat à mort a été relancé, auquel trente courageux participants se sont attelés. Au jour 78, ils étaient encore trois...

Depuis juin 2016 et la dernière AG, l’équipe des modérateurs du Héron, alias « Les Beiges », a connu beaucoup de mouvements. En effet, en novembre The Night Circus est venue rejoindre l’équipe pour un soutien en vue du Calendrier de l’Avent qu’elle coorganise depuis l’année précédente avec lalaulau38. The Night Circus a quitté l’équipe courant janvier 2017. Tous les Beiges la remercient vivement pour son implication car le Calendrier a donné énormément de travail de validation !
A la fin du mois de novembre, les modérateurs du Héron ont recruté Bibi2 cette fois pour un « contrat » pérenne et elle a été officiellement beigisée le 26 février 2017. Les Beiges ont également recruté Princesse qui est arrivée le 1er mai et est encore « sushi écrasée » à la date de l’Assemblée Générale, c’est-à-dire toujours en cours de sa période d’essai de 3 mois.
Il convient également de remercier lalaulau38 qui a posé sa démission fin janvier 2017, après 3 ans d’excellentes bonne humeur et implication. Merci donc à elle ! L’équipe a également vu le départ de Labige, partie aux Éditions, après deux super années en Beigie. Merci aussi à elle !
Au mois de juin 2017, il y a donc 5 modérateurs actifs et bien motivés pour faire vivre le Héron !
Image

Avatar de l’utilisateur
Crystallina
Cat Woman
Messages : 3512
Inscription : 09 mars 2013 - 11:57

Re: 1.2 Bilan des activités de l'année

Message par Crystallina » 28 juin 2017 - 19:39

1.2.4 Bilan de l'équipe des Éditions HPF (Rédigé par Verowyn)

1. Publications

Pièces de puzzles, notre troisième recueil de nouvelles, est sorti il y a un peu plus d'un an, et nous préparons le prochain volume : une anthologie sur le thème du temps. Un appel à textes (AT) à ce sujet a été lancé et est ouvert jusqu'au 31 juillet.

2. Équipe

Cette année a été marquée par de nombreux bouleversements au sein de l'équipe des Éditions, le plus notable étant le départ de Vegeta, qui était la directrice des Éditions depuis leur création. C'est Verowyn qui la remplace à ce poste. Par ailleurs, Lucette (sélection), Aoife O'Hara (correction) et LaLouisaBlack (communication) ayant également quitté les Éditions, nous avons recruté quatre nouvelles personnes : DameLicorne (correction), Anhya (communication), Labige et Shaman (sélection). Cette année marque aussi le retour d'une ancienne : AgatheK, sous l'impulsion de qui étaient nées les Éditions HPF.

3. Comité de lecture

Par ailleurs, nous avons souhaité revoir le fonctionnement de notre comité de lecture pour plus d'efficacité. Plutôt que de laisser la charge des lectures de roman à la seule équipe permanente, nous avons recruté un comité de lecture temporaire (composé pour cet été de Bibi2, Eve, Ialona, Mary-m et Eejil9). Couplé à une fermeture des manuscrits (voir article sur le blog), cela nous permettra de réduire à zéro notre pile à lire et d'être beaucoup plus efficaces quant à notre délai de réponse dès que nous rouvrirons les soumissions.

4. Salons et festivals

Les Éditions HPF étaient présentes au Bal des sorciers en octobre 2016 et aux Geek Faëries en juin 2017. Notre présence à ce festival s'est révélée très positive, avec un certain nombre de ventes, et des visiteurs intéressés par l'annonce de notre AT.
Le stock a été réparti entre le siège des Éditions à Lyon et Paris pour des raisons logistiques et nous faciliter les choses lors de prochains salons.

5. Communication

Grâce à la coopération entre l'équipe des Éditions et les Violettes, vous pouvez retrouver toutes les infos concernant les Éditions sur notre page fb, Twitter et le Blog d'HPF.
Du 15 juin au 15 juillet, un concours en lien avec l'AT temps est organisé sur les réseaux sociaux.
Image

Avatar de l’utilisateur
Crystallina
Cat Woman
Messages : 3512
Inscription : 09 mars 2013 - 11:57

Re: 1.2 Bilan des activités de l'année

Message par Crystallina » 28 juin 2017 - 19:39

1.2.5 Bilan de l'équipe technique (Rédigé par Morgwen)

Première étape : stabiliser le serveur qu'on avait changé en urgence quelques mois plus tôt. J'ai créé quelques tâches automatiques de nettoyage, fait des mises à jour système régulières, corrigé quelques bugs.

Deuxième gros chantier : la mise à jour du forum. Comme notre nouveau serveur (ou plus exactement la version de PHP trop « moderne » installée dessus n'était pas compatible avec le forum, il a fallu attendre la sortie de la version actuelle puis l'installer (alors que j'étais à Genève, si c'est pas la classe, ça ! :mrgreen:)

Troisième énorme chantier : recruter une équipe technique. Et comme vous avez pu le voir, ça n'a pas été chose facile.
J'ai commencé par définir ce que serait notre boulot et, du coup, de quelles compétences j'avais besoin. Ensuite, communication, communication et encore communication (et merci à l'équipe comm' au passage). Pour rien. Nada. Quetchi. Je devais trop en demander. De toutes les équipes, l'équipe technique est apparemment la seule où ça ne se bousculait pas au portillon pour aider.
Au final, la construction de cette équipe s'est faite par des moyens détournés, depuis à peu près Noël :
- l'incorporation sans lui demander de Labige (parce qu'elle avait fait l'erreur de discuter avec moi de la refonte des sites et qu'elle avait l'air motivée pour l'organiser)
- l'incorporation sans lui vraiment demander non plus de R_even (parce qu'elle avait mentionné en IRL que son boulot consistait à créer des expressions de besoin et qu'elle pourrait donner un coup de main pour la refonte)
- le démarcharge d'AgatheK, Anwa et WW, très anciens d'HPF parce qu'ils ont mentionné en IRL avoir des compétences diversement intéressantes et, surtout, parce que j'avais confiance en eux pour apprendre le reste, et pour bichonner notre serveur. Je veux dire, en bichonnage, je rappelle pour ceux qui l'auraient oublié qu'AgatheK est quand même juste la fondatrice d'HPF. Rien que ça !
Comme ma vie IRL a été très compliquée ces derniers mois, monter cette équipe technique (qui n'en avait pas tant demandé) a été bien plus long que je ne l'aurais souhaité et nous commençons à peine à prendre nos marques. Les choses à faire sont en cours de distribution et j'en parlerai dans le sujet dédié.

Dernier gros énorme chantier : la refonte des sites. Oui, je sais, ça fait plusieurs AG qu'on en parle. Sauf que là, on avance réellement. Parce qu'on a une équipe dédiée. Dont des personnes pour qui la partie conception, c'est le boulot.
Mais je vais pas spoiler ici, on a un sujet dédié pour ça.
Image

Avatar de l’utilisateur
Crystallina
Cat Woman
Messages : 3512
Inscription : 09 mars 2013 - 11:57

Re: 1.2 Bilan des activités de l'année

Message par Crystallina » 28 juin 2017 - 19:39

1.2.6 Bilan de l'équipe de Communication (Rédigé par sakura284)

L’équipe de communication est chargée de la diffusion des informations des sites sur divers supports : les réseaux sociaux (Facebook, Twitter), les articles du blog, les News d’HPF,…

Dans l’équipe

Coup de mou entre juin 2016 et septembre 2016 :
A par la mise à jour régulière du calendrier, de Twitter et de la page Facebook des Éditions, rien n’allait plus dans l’équipe ! Un petit ménage d’automne s’imposait !

Le fonctionnement de l’équipe de communication a donc été repensé et réorganisé de façon à générer les modifications suivantes :
☯️ La mise en place d’un fonctionnement par thème plutôt que par média :
Avant : un ou plusieurs membres avaient la charge d’un support média (Facebook, Twitter, blog, calendrier, news, …)
Après : un membre se charge d’un thème (HPF, Héron, Éditions, blog, Twitter)
☯️ Ce nouveau système a permis de diminuer le nombre de membre : les charges portées par ces membres ont augmenté mais elles sont mieux distribuées, mieux gérées et donc plus productives.
☯️ L’obtention d’une jolie couleur violette pour l’équipe de communication le 27 novembre 2016 !

De novembre 2016 à mars 2017, l’équipe se composait de Bloo, Crystallina, LaLouisaBlack, Sakura284 et Verowyn.
Après le topic maudit au mois de mars, LaLouisaBlack a quitté l’équipe et Sakura a été promue chef d’équipe à la suite de Verowyn qui lui a également légué la charge du blog. Cassiopée a rejoint l’équipe pour reprendre Twitter (en partie) et le partage d’article sur la page Facebook du Héron. Verowyn et Anhya se partagent la section communication des Éditions. Bloo et Crystallina ont conservé leurs charges.

La gestion du blog étant une activité très prenante nécessitant le soutien de ces contributeurs, une discussion est en cours pour optimiser la gestion des contributions (mise à contribution des violettes et des membres des autres équipes ou nouveau recrutement).
Les pages du blog ont été mises à jour de façon progressive: les équipes d’HPF, l’équipe du blog, etc.

Les statistiques du blog

De juin 2016 à juin 2017 inclus, le blog a publié 32 articles, reçu 72 commentaires hors réponse à commentaire. L'article le plus lu cette année est "Conseils : commencer un texte", vu 2566 fois. L'article le plus lu parmi ceux publiés cette année est " Appel à textes : Tant de temps", vu 309 fois.

Les trois référents principaux (sites par lesquels on accède au blog) en dehors des moteurs de recherche sont Facebook, HPFanfiction et Twitter.
Pour tomber sur le blog, certains internautes ont tapé des requêtes parfois très intéressantes. Cette année, "Qui est gerardo grindelwald" mérite bien quelques applaudissements approbateurs.

Les statistiques des réseaux sociaux

Le compte Twitter a désormais 50 abonnements, 90 abonnés et 943 tweets de plus.

La page FB des Éditions a 56 fans supplémentaires.
La page FB du Héron a 9 fans supplémentaires. C’est la publication « 80 pléonasmes à éviter ! Un mot après l’autre » qui comptabilise le plus grand nombre de personnes atteintes le 19 sept 2016 avec 736 vues.
La page FB de HPFanfiction a 222 fans supplémentaires. C’est la publication « Quel est votre rapport aux films harry potter ? » qui comptabilise le plus grand nombre de personnes atteintes le 25 mars 2017 avec 2392 vues.
Image

Avatar de l’utilisateur
Crystallina
Cat Woman
Messages : 3512
Inscription : 09 mars 2013 - 11:57

Re: 1.2 Bilan des activités de l'année

Message par Crystallina » 28 juin 2017 - 19:39

1.2.7 Bilan de l'équipe des Podiums (Rédigé par Labige)

Cette année, après concertation auprès des membres de l'association lors de l'AG 2016 ici, l'équipe a décidé de revenir à des thèmes plus simples pour le Jury des ASPIC (sélection des fanfictions). Depuis la dernière AG, chaque sélection a recueilli en moyenne 35 votes ce qui, comparé à la moyenne 2015-2016 de 42, peut paraître plus faible.
Cependant, l'année 2016 s'était ouverte sur des sélections avec peu de propositions, peu de votes (8 pour le mois de mars 2016) donc le retour vers les catégories/genres et personnages du site a porté ses fruits ! :beer:
Niveau statistiques, le Jury des ASPIC a permis de mettre en avant pas moins de 33 textes pour 97 propositions ! 23 auteurs ont vu leurs textes sélectionnés, dont 5 au moins 2 fois :D
La sélection qui a attiré le plus de votes cette année est la Next-Gen, et le mois de juillet n'a pas reçu assez de propositions pour ouvrir un vote.

Du côté des Sélections Flamboyantes, nous avons choisi de les arrêter après la sélection de Septembre-Octobre et l'absence de propositions pour celles de Novembre-Décembre 2016. Nous sommes encore à la recherche d'un format qui pourrait être plus adéquat (par exemple que les textes soumis au vote soient choisis en amont, et que seul le vote soit ouvert...), mais rien n'est fait et tout est encore en discussion. Nous sommes ouvertes à toute proposition ;)
Niveau statistiques, les Sélections Flamboyantes ont permis de mettre en avant 6 textes de 5 auteurs différents.

Un seul auteur a été sur cette année sélectionné sur les deux sites.

Concernant l'ouverture des votes aux non-inscrits, au site directement, ou aux supports de communication tels que Facebook, cette possibilité va sûrement pouvoir se concrétiser avec la refonte des sites :D
Image

Avatar de l’utilisateur
Crystallina
Cat Woman
Messages : 3512
Inscription : 09 mars 2013 - 11:57

Re: 1.2 Bilan des activités de l'année

Message par Crystallina » 28 juin 2017 - 19:40

1.2.8 Bilan de l'équipe des Nuits (Rédigé par Catie)

Beaucoup de changements au sein des Nuits depuis l’année passée !

Tout d’abord, LaLouisaBlack quitte l’équipe après six ans de service. Elle avait créé ce projet en 2011 avec LostInTheSun, nous la remercions du fond du cœur pour son engagement et son investissement. Crystallina, qui nous avait rejoints en juin 2015, a décidé également de nous quitter, merci à elle pour ces deux années de travail ! Julia Erwelin, qui avait rejoint l'équipe en août 2016, a quitté l'équipe en mars 2017, merci à elle pour l'aide apportée.

Suite à ces départs, Catie a été élue comme chef d’équipe, et trois nouvelles recrues sont arrivées : WarmSmile, Seonne et Api ! On leur souhaite bon courage pour torturer les participants avec des thèmes plus tordus les uns que les autres.

En parlant de thèmes, il y a eu du renouveau cette année au sein des Nuits. En plus d’avoir modifié l’horaire (qui est passé de 20h à 3h, au lieu de 21h à 4h), l’équipe a également mis en place une nouvelle version. En plus des thèmes écrits proposés chaque heure, des thèmes en image sont également disponibles, avec la possibilité d’écrire sur l’un ou sur l’autre, ou de mêler les deux.

Quelques petites statistiques : depuis juillet 2016, 613 textes ont été écrits durant ces Nuits, répondant à 77 thèmes écrits et 70 thèmes images. Merci à tous les participants, sans qui ce projet n’existerait pas !
Image

Avatar de l’utilisateur
Crystallina
Cat Woman
Messages : 3512
Inscription : 09 mars 2013 - 11:57

Re: 1.2 Bilan des activités de l'année

Message par Crystallina » 28 juin 2017 - 19:40

1.2.9 Bilan de l'équipe des Ateliers (Rédigé par Azenor)

Les ateliers de l’année :

Atelier 19 – Homonymes
- lancé le 10 octobre 2016
- 5 auteurs ont participé, présentant chacun un texte
- les textes de cet atelier ont reçu à ce jour 11 commentaires

Atelier 20 – Best of
- lancé le 15 avril, participation à envoyer pour le 15 juillet
- Pour fêter ce 20ème atelier, l’équipe a fait les choses en grand : portes-ouvertes (c’est-à-dire accessible aux non-membres), 10 sujets comportant chacun 2 contraintes, et un concours pour les participants

L’équipe de l’atelier

Composée jusque là de Verowyn et Azenor, l’équipe a accueilli Vifdor en son sein pour la préparation de ce 20ème atelier.
Ce 20ème atelier sera aussi le dernier de Verowyn, qui en était organisatrice depuis la 1ère édition.
Image

Verrouillé

Revenir vers « Assemblée Générale 2017 »

Qui est en ligne ?

Utilisateurs parcourant ce forum : Aucun utilisateur inscrit et 1 invité