5.2 Rôles du membre du CA

Modérateur : Conseil d'administration d'HPF

Avatar de l’utilisateur
Crystallina
Cat Woman
Messages : 4807
Inscription : 09 mars 2013 - 11:57

5.2 Rôles du membre du CA

Message par Crystallina » 28 juin 2017 - 19:32

13. Savez-vous quelles sont les principales actions du Conseil d'Administration (CA) ? Pourriez-vous nous en citer quelques-unes ?
Sur 68 réponses

Image

35 personnes n'ont aucune idée. Parmi elles, 12 sont ou ont été adhérents.

Voici les actions qui ont été citées :
- La gestion administrative (adhésions, budgets, le Bureau...) (citée 21x)
- L'encadrement et l'organisation des activités proposées par l'association (éditions, IRL, concours...) (citée 15x)
- La gestion des sites (prise de décisions, serveurs, refonte des sites...) (citée 10x)
- La supervision des équipes et le lien avec ces équipes (citée 9x)
- La gestion des Éditions (citée 8x)
- L'organisation et le lancement de projets sur le forum et les sites (citée 5x)
- L'organisation des AG, AGE et la rédaction des CR (citée 5x)
- L'orientation de l'association (citée 4x)
- La promotion de l'association (citée 2x)
- La représentation de l'association sur les festivals (citée 2x)
- La rédaction de la newsletter (citée 1x)
- La communication avec les membres (citée 1x)
- La validation des candidatures pour les postes dans les autres équipes (citée 1x)
Bien que la liste des actions citées ci-dessus soit correcte, nous sommes rendu compte que les rôles du membre du CA semblaient assez flous pour la plupart d'entre vous. Voici donc une petite description des différents rôles ;)



Quels sont les rôle du membre du Conseil d'Administration ?
Point 6.3.1 des statuts de l'association a écrit :Le Conseil d'Administration dispose de tous les pouvoirs pour gérer, diriger et administrer l'association en toutes circonstances, sous réserve des pouvoirs expressément et statutairement réservés à l'Assemblée Générale.
1. Les différents postes au CA

Des postes sont récurrents au Conseil d'Administration :
- Le président
- Le président adjoint si cela est jugé nécessaire
- Le trésorier
- Le trésorier adjoint si cela est jugé nécessaire
- Le secrétaire
- Le secrétaire adjoint si cela est jugé nécessaire

D'autres postes spécifiques ont également été créés pour cette association :
- L'auteur de la newsletter
- L'équipe des concours officiels
- Le responsable de la boutique
- Le responsable des partenariats

Quel est le rôle du président ? (Lyane)

Il s'agit plus d'une responsabilité qu'une charge. Le travail de gestion est principalement fait par le secrétaire et le trésorier. Les décisions sont prises par la totalité du Conseil d'Administration, mais le président a une voix prépondérante, essentiellement pour préserver les valeurs d'HPF. Par contre, s'il y a un problème, c'est lui qui est responsable vis-à-vis de la loi. Il a un rôle de représentation de l'association vers l'extérieur.

Quel est le rôle du président adjoint ? (Poste non occupé pour l'instant)

L'adjoint du président est le remplaçant du président lorsque celui-ci n'est pas en mesure, de façon temporaire ou permanente, d'assurer l'un, plusieurs ou la totalité de son rôle. Il assure également un rôle de soutient vis-à-vis du président s'assurant que celui-ci utilise ces privilèges pour le bien de l'association et de ses membres et non son propre intérêt.

Quel est le rôle du trésorier ? (Eve)

Il dispose de la signature sur les comptes bancaires de l’association.
Le trésorier est chargé de la gestion des adhésions en collaboration avec le secrétaire : principalement, il pointe les cotisations reçues et les signale au secrétaire.
Le trésorier prépare également le bilan financier à l'occasion des Assemblées Générales.
Le trésorier suit les comptes de l'association : il vérifie que l'association reçoit ce qui lui est dû et paye ce qu'elle doit, il épargne afin d'assurer le fonctionnement financier de l'association et la bonne réalisation financière de ses projets.
Le trésorier s'exprime sur tout projet impactant le budget.

Quel est le rôle du trésorier adjoint ? (Poste non occupé pour l'instant)

À l’instar du président adjoint, le trésorier-adjoint remplace le trésorier pour l'une, plusieurs ou la totalité de ses tâches lorsque celui-ci n'est pas en mesure de les accomplir. Bien qu'il ne possède pas tous les accès du trésorier, celui-ci possède déjà d'une bonne connaissance du poste dans un cas où le trésorier viendrait à devoir laisser son poste de façon temporaire subitement.

Quel est le rôle du secrétaire ? (Crystallina)

Le secrétaire est chargé de la gestion des adhésions en collaboration avec le trésorier. Il met à jour le fichier des adhérents en fonction des demandes d'adhésion reçues. Il relance les adhérents quand leur cotisation arrive à échéance.
Le secrétaire rédige les documents administratifs : compte-rendus de réunions ou d'assemblées générales, courrier de bienvenue à l'association, dossiers administratifs divers (en fonction des projets, il peut être aidé voire remplacé par le chargé de projet), ...
Le secrétaire prépare les réunions en collaboration avec les autres membres du CA : choix de la date, préparation de l'ordre du jour, préparation des documents (ou topics) de la réunion, minutage de la réunion, ...
Le secrétaire procède aux déclarations obligatoires en préfecture. A défaut de proximité géographique, le membre du Bureau le plus proche de la préfecture concernée est chargé de ce point.

Quel est le rôle du secrétaire adjoint ? (Cass)

Tout comme le président-adjoint et le trésorier-adjoint, le secrétaire-adjoint assure un suivi des tâches du secrétaire en cas de l'indisponibilité de ce dernier. Bien qu'il ne possède pas tous accès du secrétaire, celui-ci possède déjà d'une bonne connaissance du poste dans un cas où le secrétaire viendrait à devoir laisser son poste de façon temporaire subitement.

Quel est le rôle de l'auteur de la newsletter ? (Eliah)

L'auteur de la newsletter se tient à jour dans les événements et les nouveautés des différentes équipes de l'association. Il les résume et les annonce dans la newsletter qu'il rédigera et enverra avec une fréquence régulière aux membres. Il veille à ce que la liste des membres soit régulièrement mise à jour par le secrétaire.

Quel est le rôle l'équipe des concours officiels ? (Crystallina et Eve ; Eliah)


L'équipe des concours officiels est composée de trois membres du CA qui mettent en place et gèrent les concours officiels. Tous les membres du CA sont par ailleurs impliqués dans l'élaboration de ces concours.
Crystallina et Eve gèrent les concours officiels se déroulant uniquement sur les sites alors qu'Eliah gère les concours officiels lancés en parallèle d'événements IRL pour les membres ne pouvant se rendre sur place. À la fin des votes et une fois les gagnants déclarés, ils s'assurent que les gagnants reçoivent leur prix.

Quel est le rôle du responsable de la boutique ? (Lyane)

Le responsable de la boutique prépare les commandes et les envoie au client dans le délai imparti. Il assure une communication entre le client et la boutique en cas de souci éventuel avec la commande. Le responsable s'assure en outre que les prix affichés en boutique soient à jour.

Quel est le rôle du responsable des partenariats ?

Ce responsable est supposé être le président. Il est chargé de chercher de nouveaux partenaires, de diffuser les demandes de partenariat au CA/chefs d'équipe et de mener les débats s'y attachant, de répondre aux demandes de partenariat. Il est également chargé de maintenir nos partenariats pérennes en diffusant nos informations aux partenaires et en s'assurant que les informations de nos partenaires soient bien diffusées dans notre communauté. Il veille aussi à tenir à jour la page des partenaires sur le site de l'association et à vérifier que ces pages soient tenues à jour.

2. Autres tâches communes aux membres du CA (Lyane, Eve, Crystallina, Cass, Eliah, Labige et Morgwen)

En dehors de ces postes-là, le membre du CA s'engage à aider à la gestion de l'association tout au long de son mandat. Cette aide peut revêtir plusieurs aspects :

- proposer et/ou gérer des projets ponctuels et/ou au long cours : par exemple, l'IRL Château en É a occupé les membres du CA pendant une bonne partie du deuxième semestre 2016, la refonte du Réglement Intérieur et des Statuts est en cours depuis plusieurs mois, la refonte des sites a d'abord été discutée au CA, etc

- superviser et accompagner des équipes en place : répondre à leurs besoins divers et variés, les accompagner sur leurs concours officiels si besoin, valider les recrutements de membres et aider pour les recrutements en cas d'imprévus, etc

- participer à des événements ou rencontres IRL : la présence de l'association et sa représentation lors de festivals comme les Geek Faëries incombent principalement au CA dans l'organisation, assurer une bonne représentativité auprès de notre public, etc

- tenir à jour le site de l'association et la page Facebook

- être à l'écoute des membres et des non-membres et ce, quels que soient les sites sur lesquels ils vont : écouter leurs idées et les accompagner dans les propositions bénéfiques à l'association. Le questionnaire préparatoire à l'AG a ainsi été mis en place grâce aux retours que vous nous avez faits suite à l'annulation de l'IRL du Château en É.

- se tenir au courant des divers événements qui ont lieu sur les sites et sur le forum
Image

Avatar de l’utilisateur
sakura284
Bactérie Empathique
Messages : 2624
Inscription : 16 sept. 2011 - 07:34

Re: 5.2 Rôles du membre du CA

Message par sakura284 » 01 juil. 2017 - 10:02

Je trouve cet exposé très intéressant. Je suis même tenté de demander si ce serait pas possible d'en faire un article sur le blog? :mrgreen:
Je tenais à dire aussi que vous faites un boulot extraordinaire et que je suis admirative de toutes les charges que vous portez (sans parler des doubles-casquettes :shock: )
Un gros merci :hug: et :fan:

Image

Avatar de l’utilisateur
Crystallina
Cat Woman
Messages : 4807
Inscription : 09 mars 2013 - 11:57

Re: 5.2 Rôles du membre du CA

Message par Crystallina » 01 juil. 2017 - 10:44

Si si, sakura, on souhaite d'ailleurs en faire un article pour le blog :D
Image

Avatar de l’utilisateur
flodalys
Devise avec Molière
Messages : 12091
Inscription : 21 mai 2011 - 13:46

Re: 5.2 Rôles du membre du CA

Message par flodalys » 01 juil. 2017 - 21:54

Merci c'est intéressant de mieux comprendre les différents roles du CA
Image

Image

Avatar de l’utilisateur
Ocee
Sauveur du Monde sorcier
Messages : 6482
Inscription : 15 juil. 2010 - 01:14

Re: 5.2 Rôles du membre du CA

Message par Ocee » 01 juil. 2017 - 22:05

Merci pour ce bon récap !
Image
Conte de toujours... Cinq années plus tard... :sifflote: Le Geek & la Belle

Avatar de l’utilisateur
Mary-m
Cuberdon Vert
Messages : 4281
Inscription : 15 mars 2014 - 19:40

Re: 5.2 Rôles du membre du CA

Message par Mary-m » 02 juil. 2017 - 15:48

C'est vraiment intéressant à lire ce récapitulatif des rôles du CA :D
Image

Verrouillé

Revenir à « Assemblée Générale 2017 »

Qui est en ligne ?

Utilisateurs parcourant ce forum : Aucun utilisateur inscrit et 1 invité