Assemblée Générale 2015 : le bilan

Il y a quelques semaines, je vous parlais dans un autre article de l’Assemblée Générale d’HPF à venir. Voilà, c’est fait ! Tout un chacun peut lire les débats sur notre forum, mais parce que je suis super sympa la chef com’ me l’a demandé, je vous fais un petit résumé ici :)

Le rapport moral

Le rapport moral fait partie des points obligatoires d’une assemblée générale annuelle. Il fait le bilan de l’activité de l’association pendant l’année.

Les membres

La taille de l’association reste relativement stable : 103 membres au 25 mai 2015 (oui, les chiffres ne sont pas à date de l’AG, celle-ci est préparée plusieurs semaines à l’avance), contre 105 au 12 juin 2014.

26 membres de l’association sont impliqués bénévolement dans la gestion des sites et des projets. Parce que ça commence à faire pas mal de monde, pour vous y retrouver, vous pouvez jeter un coup d’oeil à l’organigramme des équipes, mis à jour pour l’AG et déjà obsolète.

Et puis 103 membres, c’est beaucoup aussi, surtout que certains ont plusieurs pseudonymes en plus de leur nom à l’état civil, alors Lyane et moi, qui gérons les adhésions et les rappels d’adhésion, tenons à vous rappeler que nous ne sommes pas devins 😉 Merci à tous de donner systématiquement votre nom d’adhérent quand vous envoyez votre paiement, même si vous pensez qu’au bout de plusieurs années, ce n’est plus la peine. Facilitez-nous la tâche, on vous en remerciera grandement ! 😀

En AG, chaque année, on montre plein de graphiques passionnants qui parlent des membres, leurs régions d’origine, leurs habitudes de lecture et d’écriture, leurs personnages littéraires favoris, … Je ne vous en montrerai qu’un ici qui résume bien les caractéristiques de nos membres !

Bilan Assemblée Générale 2015

Les petits détails qui ont leur importance !

Si ces graphiques vous intéressent, vous pouvez aller les consulter dans ce sujet.

 Bilan de l’année écoulée

Tout ça ne vous raconte pas ce qu’on a fait cette année à HPF ! Je vous en dis plus immédiatement !

  • Éditions HPF : Bleu Horizon

L’année a commencé en fanfare avec la publication de Bleu Horizon et sa soirée de lancement le 28 juin 2014 ! Après cela, très vite, l’équipe des Éditions HPF a relancé la machine avec un projet de troisième recueil de nouvelles, sur le thème de l’enquête dont la sélection a été finalisée il y a quelques jours !

  • Concours

Trois concours officiels ont été organisés sur les sites et le forum ! L’été 2014 a vu la naissance du concours Vacances, l’hiver a apporté avec lui le concours des Fêtes d’HPF et le printemps nous a permis de retrouver le concours PWP cher à vos c…oeurs ! On a pas mal débattu de la baisse de participations aux concours et plusieurs propositions ont été faites pour améliorer ça, je vous laisse y jeter un coup d’oeil 😉

  • Sur le Héron

C’était l’anniversaire du Héron cette année ! Il a eu 5 ans, et pour l’occasion, l’équipe animation et les modératrices ont concocté le Héron Exquis, un grand jeu de douze activités ! Des projets ponctuels ont eu lieu tout au long de l’année sur le Héron, notamment l’atelier d’écriture réservé aux membres de l’association. Cependant, les Sélections Flamboyantes sont interrompues depuis décembre et la team Commentateurs n’aura duré que cinq petits mois. Si vous êtes volontaires pour gérer ces activités, faites-vous connaître !

Assemblée Générale

Les plumes du Héron Exquis !

  • Sur HPFanfiction

Les modératrices d’HPFanfiction ont pris plaisir à vous emmener découvrir des terres encore inexplorées (ou pas) de la fanfiction avec le Jilyctober et « Une p’tite fic pour la Saint-Patrick ? ». Concours et défis organisés par les membres se sont succédé tout au long de l’année, notamment le défi-review qui a repris en septembre et A vos claviers, édition 2014 qui a généré pas moins de 11 154 reviews !

11 154 reviews, c’est super ! Mais les reviews et commentaires sont en baisse depuis plusieurs années. Nous avons beaucoup discuté pendant l’AG des moyens de motiver chacun à commenter les textes qu’il lit sur les sites. Là aussi, plein de propositions ont été faites, vous en verrez sans aucun doute les effets sur les sites 😀

  • HPF voyage !

Plusieurs manifestations IRL officielles ont eu lieu cette année ! HPF était à la Fête du Livre de Merlieux-et-Fouquerolles en septembre, au Bal des Sorciers à Reims en octobre et aux Geek Faëries en juin.

Un certain nombre d’activités internes au CA ont également été menées (et le sont encore), la modification des statuts votée en Assemblée Générale Extraordinaire en février 2015 n’étant que la partie émergée de l’iceberg. D’autre part, la refonte des sites a démarré, tout va changer…

  • L’équipe comm

Surtout, cette année a vu la création de l’équipe communication suite aux discussions de l’AG 2014 ! A cette occasion, de nombreuses propositions avaient été faites. Evidemment, tout n’a pas pu être mis en oeuvre cette année, mais parmi les principales réalisations, on retrouve ce blog (que vous lisez toujours avec enthousiasme, sauf si mon roman vous a endormi 😀 ), le compte Facebook de l’équipe com’,  le compte Twitter, le topic des news, … Vous avez vu passer « HPF a lu » sur le forum ? Le concours « Citations Enquête » sur la page Facebook des Editions ? C’était l’oeuvre de l’équipe com’ ! L’évolution cette année des pages Facebook du Héron, de HarryPotterFanfiction, des Éditions HPF, c’est grâce à cette nouvelle équipe aussi !

Assemblée Générale

Si vous aussi, vous voulez contribuer au blog, vous êtes les bienvenus, n’hésitez pas à contacter l’équipe via ce topic du forum ! Je suis certaine que vous avez plein de choses à partager avec la communauté HPF 😀

Le rapport financier

Le rapport financier est tout aussi obligatoire que le rapport moral et parle lui aussi de l’année écoulée. Cependant, si le rapport moral se concentre sur l’activité, le rapport financier se concentre lui sur… les finances, évidemment !

A la date de l’AG, l’association disposait de 4235,62 € dont 3300 € sur un compte épargne. Notre épargne a été placée en prévision :

  • de la publication de notre prochain recueil à raison d’environ 1000 € (impression, communication, illustration, frais divers,…),
  • de la marge de sécurité d’un an d’hébergement de serveur et de frais pour nos noms de domaines et webmail à raison d’environ 1200 €,
  • d’une provision de 1100 € pour le fonctionnement administratif, la communication, les événements (salon, festival ou autre) et d’éventuelles urgences.

Si vous voulez en savoir plus, je vous renvoie au compte-rendu officiel envoyé aux membres ou directement aux discussions 😀

Arrivées et départs au Conseil d’Administration

Les mandats de Gudulette, LaLouisaBlack et Norya toucheront à leur terme le 15 août 2015 et le Conseil d’Administration a perdu deux membres pendant l’année, Ellie et Nyctalope, après 6 ans d’engagement sans faille. En conséquence, cinq postes étaient à pourvoir au CA cette année. Cass et Eliah ont rejoint le Conseil d’Administration le 15 juillet, pour permettre un recouvrement entre les départs et les arrivées. Ils sont là pour trois ans !

Etant donné que nous avons accueilli deux membres parmi les cinq postes ouverts, les trois restants restent vacants jusqu’à l’AG 2016 où d’éventuels candidats pourront les occuper 😉

Ce qu’il va se passer cette année !

  • IRL Château Hanté

Nous en avions très vaguement parlé l’an dernier, on remet le sujet sur le tapis, il est question d’une IRL « Château en T » (pardon, j’ai fait 200 fois cette blague à Vif, vous ne pouviez pas y échapper :mrgreen: ).Nous souhaitons donc organiser une IRL associative sur un week-end à la manière du Banquet des Fondateurs organisé en 2010. Nous avons envisagé de manière vague pour le moment une IRL dans un château « hanté » où chacun pourrait incarner le fantôme d’un auteur ou d’un personnage dans un jeu grandeur nature de manière ludique et conviviale. Le lieu visé n’étant pas disponible, nous recherchons d’autres endroits possibles. Je vous invite à consulter le topic dédié pour en savoir plus !

  • Bal des Sorciers

HPF exposait l’an passé au Bal des Sorciers à Reims. L’événement est reconduit cette année et nous serons à nouveau de la partie. Ça se passe le week-end d’Halloween, à Blois. L’organisation chez les HPFiens se passe dans ce topic !

Assemblée Générale

Quel charisme, ce Vifdor Cornelius Fudge !

  • Refonte des sites

Là encore, c’est un sujet dont vous avez déjà entendu parler. C’est un projet de longue haleine, aussi même s’il a bien avancé, ce sera à nouveau dans nos petits papiers de l’année 2015/2016, et surtout ceux de Morgwen et Cornemuse Man, qui a bien voulu nous apporter son aide professionnelle sans la moindre contrepartie. Vous trouverez plein d’explications dans le topic dédié !

  • Gremlins et autres nuisibles

Ce point n’était pas prévu à l’ordre du jour à l’origine mais l’arrêt total et impromptu des sites courant juin nous a forcés à reporter l’AG d’une part et à évoquer ce sujet avec les membres. Pendant plusieurs jours, les messages d’erreur se sont multipliés et finalement, les sites ont été complètement hors service pendant près de 48h. Si tout semble fonctionner à peu près depuis, ce n’est pas réglé. En conséquence, l’ensemble des sites HPF a été coupé pendant plusieurs jours début juillet (vous savez maintenant pourquoi ça ne marchait pas 😉 ). Il reste encore de nombreuses choses à régler pour que tout soit de nouveau parfaitement opérationnel, mais les principales fonctionnalités sont utilisables par tous !

  • Éditions HPF : recueil « Enquêtes »

Les auteurs ont été avertis ce week-end du sort de leur texte, c’est parti pour la phase de correction ! En parallèle, nous allons préparer les contrats des auteurs. Puis ce sera au tour de notre maquettiste de bosser, il faudra relire, choisir un imprimeur et lancer la fabrication. Toutes ces étapes sont dans notre calendrier et nous prévoyons une publication au printemps 2016 !

  • Concours officiels et autres activités

Le CA va tenter de vous proposer un concours officiel par trimestre. Nous ne savons pas encore sur quoi portera le prochain, mais nous espérons vous y voir plus nombreux qu’aux concours de cette année ! Si vous avez des suggestions pour améliorer la visibilité de ces concours, nous sommes preneurs !

Les livres voyageurs avaient connu un certain succès à une époque lointaine que les moins de vingt ans toussa toussa… Cette initiative sera aussi au programme cette année pour vous faire découvrir les livres préférés des HPFiens  Et peut-être d’autres choses, le concept pourrait bien être élargi 😉

  • Les trucs secrets du CA

Je vous livre les secrets du CA ? Je vous préviens, vous allez être déçus :mrgreen: Comme je le disais dans le bilan des activités de l’année écoulée, le Conseil d’Administration va encore avoir beaucoup de travail en interne cette année, des choses que vous ne verrez qu’une fois complètement finalisées mais qui doivent servir à la clarification du rôle des membres du CA, notamment auprès des membres de l’association et des utilisateurs. Donc on va bosser et vous ne vous en rendrez pas compte, comme d’habitude 😉 En quelques mots : d’une part, dépoussiérage du site de l’association et ajout d’éléments pour vous aider à comprendre ce que fabriquent les Roses, d’autre part, refonte du règlement intérieur dans la lignée de la refonte des statuts.

  • Les activités des utilisateurs

Pour finir, je ne doute pas que les utilisateurs des sites proposeront cette année encore de nombreuses activités, ça a déjà commencé avec le concours de reviews de l’été de Satchrê. Nos modératrices bien-aimées vous proposeront sans doute aussi de nouveaux défis cette année encore, surveillez le forum et les sites 😉

Recrutement dans les équipes

Plusieurs équipes avaient besoin de recruter cette année ! Labige et Crystallina ont donc d’ores et déjà rejoint la modération du Héron à la Plume Flamboyante, de même que sakura284, Catie et Aredhel à l’équipe communication. Plusieurs candidatures ont été soumises aux Verts qui sont encore en train de finaliser leur choix de leur côté 😉

Les suggestions des membres

Bien que ce ne soit pas une obligation, chaque année, nous laissons aux membres la possibilité de s’exprimer sur des sujets non-prévus à l’ordre du jour. Cette année, une idée de partenariat a été suggérée et Ielenna a proposé ses services de création graphique aux équipes.

 

Et voilà, vous savez tout 😀 J’espère que vous ne vous êtes pas endormis en cours de route, il faut absolument que vous me disiez si les projets de l’année à venir vous intéressent !

A propos de Vegeta

Membre de l'Asso depuis 2009, au CA depuis 2012, présidente depuis 2016 et à la tête des Éditions HPF depuis leur création, je vis HPF au quotidien et je ne saurais m'en passer !
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